Medewerker aanmaken: basisgegevens

Voer je medewerkers in met basisgegevens, e-mail en telefoon. Tips voor fictieve e-mailadressen tijdens de testfase en de medewerker-app.

7 februari 2026

Medewerker aanmaken: basisgegevens

Voordat je kunt plannen, moeten al je medewerkers in Bas staan. In dit artikel leer je hoe je de basisgegevens invoert en wat je moet weten over e-mailadressen en de medewerker-app.

Stap 1 - Medewerkersoverzicht openen

Ga naar HRM. Het scherm opent bij het overzicht van alle medewerkers. Bij een nieuwe omgeving is dit overzicht nog leeg.

Klik op Nieuwe medewerker om je eerste medewerker toe te voegen.

Stap 2 - Basisgegevens invullen

Vul de volgende basisgegevens in:

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Veld

Wat vul je in

Voorbeeld

Voornaam

Voornaam medewerker

Mark

Achternaam

Achternaam medewerker

De Vries

E-mailadres

Uniek e-mailadres (zie tip hieronder!)

[email protected]

Telefoonnummer

Mobiel nummer

06-12345678

Geboortedatum

Geboortedatum

15-03-1985

Functie

Functieomschrijving

Voorman

E-mailadres: moet uniek zijn

Elk e-mailadres in Bas moet uniek zijn. Je kunt niet twee medewerkers op hetzelfde adres aanmelden. Dit is een harde eis van het systeem.

Let op: Zodra je een medewerker opslaat met een echt e-mailadres, stuurt het systeem direct een uitnodigingsmail. Dit is niet terug te draaien. Gebruik daarom tijdens het inrichten altijd fictieve e-mailadressen (zie stap 3).

Let op: Gebruik bij voorkeur zakelijke e-mailadressen ([email protected] ) in plaats van prive-adressen ([email protected] ). Zakelijke adressen zijn professioneler en makkelijker te beheren. Bij een bedrijfsoverstap hoef je dan niet de prive-mail van iemand te gebruiken.

Afkorting: twee unieke letters

Elke medewerker krijgt een afkorting van twee letters (bijv. "MV" voor Mark de Vries). Deze afkorting moet uniek zijn per medewerker. Je ziet de afkorting terug in de planning en op compacte overzichten.

Medewerker werkt al bij een ander Bas-account?

Werkt de medewerker (of heeft die recentelijk gewerkt) bij een ander bedrijf dat ook Bas gebruikt? Dan moet de medewerker eerst uit dienst gemeld worden bij het oude account. De beveiliging van Bas blokkeert dubbele registraties op hetzelfde e-mailadres. Neem contact op met het oude bedrijf of met Bas Support als dit speelt.

Stap 3 - Fictief e-mailadres gebruiken (testfase)

Dit is een van de handigste trucjes tijdens de onboarding. Als je medewerkers nog niet wilt uitnodigen (omdat het systeem nog niet klaar is), gebruik je fictieve e-mailadressen. Zo kun je alles instellen en oefenen zonder dat er uitnodigingen de deur uit gaan.

Gebruik dit format:

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Medewerker

Fictief e-mailadres

Mark de Vries

[email protected]

Sandra Bakker

[email protected]

Pieter Jansen

[email protected]

Het maakt niet uit of deze e-mailadressen echt bestaan. Ze dienen alleen als tijdelijke placeholder.

Later, vlak voor de livegang, wijzig je de fictieve adressen naar de echte e-mailadressen. Op dat moment stuur je de uitnodigingen en kunnen medewerkers inloggen.

Let op: Elk fictief adres moet nog steeds uniek zijn. Je kunt niet drie medewerkers allemaal op "[email protected] " zetten. Maak voor elke medewerker een apart fictief adres aan.

Stap 4 - In-dienst datum instellen

Een medewerker kan alleen inloggen als de in-dienst datum in het verleden ligt. Voer daarom altijd een datum in die niet in de toekomst ligt.

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Veld

Wat vul je in

Voorbeeld

In-dienst datum

Datum waarop de medewerker gestart is

01-01-2023

Uit-dienst datum

Alleen invullen bij vertrokken medewerkers

Leeg laten

Let op: Als je een datum in de toekomst invult, kan de medewerker niet inloggen. Dit is een veelgemaakte fout. Vul gewoon de werkelijke startdatum in, of een datum in het verleden.

Stap 5 - Contractvorm kiezen

Kies de juiste contractvorm. Dit heeft impact op de planning: medewerkers met een vast contract worden apart getoond, zodat je deze eerst kunt inplannen voordat je inhuurkrachten toevoegt.

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Contractvorm

Wanneer kiezen

Voorbeeld

Vast

Medewerker in vaste dienst

Fulltime verhuizer

Tijdelijk

Contract voor bepaalde tijd

Seizoensmedewerker

Oproep

Nul-urencontract

Oproepkracht weekend

Inhuur

Uitzendkracht of extern

Weaver-kracht

ZZP

Zelfstandige zonder personeel

Vaste zzp'er

De contractvorm Inhuur is speciaal belangrijk voor uitzendkrachten. Daarover meer in een volgend artikel.

Stap 6 - Bruto uurloon invullen

Het bruto uurloon is belangrijk voor de nacalculatie. Het systeem berekent hiermee de personeelskosten per klus, zodat je kunt zien wat je marge is.

Let op: Dit is de kostenprijs (bruto uurloon ex BTW), niet de verkoopprijs die je aan de klant rekent. Je vult hier in wat de medewerker jou kost. De verkoopprijs stel je in bij je tarieven en offertes.

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Veld

Wat vul je in

Voorbeeld

Bruto uurloon

Uurloon exclusief BTW (kostenprijs)

EUR 18,50

Hoe gebruikt het systeem het uurloon?

Als een medewerker 8 uur op een klus wordt ingezet: - 8 uur x EUR 18,50 = EUR 148,00 personeelskosten

Dit bedrag verschijnt in de nacalculatie naast de voertuigkosten en materiaalkosten. Zo zie je per klus of je marge hebt gemaakt.

Tip: Heb je het uurloon niet direct paraat? Dat is geen probleem. Je kunt het later alsnog invullen. Maar probeer dit voor de livegang te regelen, anders werkt de nacalculatie niet.

Stap 7 - Rijbewijs vastleggen

Leg vast welke rijbewijscategorieen een medewerker heeft. Dit is handig voor de planning: je weet direct wie welk voertuig mag besturen.

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Categorie

Waarvoor

Personenauto, bestelbus tot 3.500 kg

Vrachtwagen

Licht vrachtwagen (tot 7.500 kg)

Vrachtwagen met aanhanger

C1E

Licht vrachtwagen met aanhanger

Tip: Niet elke medewerker heeft een rijbewijs nodig. Verhuizers die alleen meelopen hoeven alleen een B te hebben, of helemaal geen rijbewijs. Vul alleen in wat relevant is.

Stap 8 - Profielfoto uploaden

Je kunt een profielfoto van de medewerker uploaden. Deze foto is zichtbaar in de planning en in de app.

Let op: Medewerkers kunnen niet zelf een profielfoto uploaden via de app. Deze functie is uitgeschakeld. Alleen een beheerder kan foto's uploaden via de backoffice.

Stap 9 - Beschikbaarheidstoggle (niet aanzetten!)

Bij het medewerkerprofiel zie je mogelijk een beschikbaarheidstoggle. Dit is een verouderde (legacy) functie die standaard uit staat bij nieuwe medewerkers.

Let op: Zet deze toggle niet aan. Gebruik in plaats daarvan het werkrooster (zie artikel Werkrooster instellen). De beschikbaarheidstoggle is verouderd en wordt in de toekomst verwijderd.

Stap 10 - Medewerker opslaan

Klik op Nieuwe medewerker (of Opslaan, afhankelijk van het scherm). De medewerker verschijnt nu in het overzicht.

Herhaal de stappen voor elke medewerker. Vergeet niet: - Bij elke medewerker een uniek e-mailadres (fictief tijdens inrichting!) - Bij elke medewerker een unieke afkorting van twee letters - Bij elke medewerker de in-dienst datum in het verleden - Het uurloon (kostenprijs) voor de nacalculatie

Stap 11 - Uitnodigen (pas bij livegang!)

Nodig medewerkers pas uit als het systeem klaar is voor gebruik. Dit doe je bij de livegang:

Wijzig de fictieve e-mailadressen naar de echte e-mailadressen
Sla op - het systeem stuurt automatisch een uitnodigingsmail
De medewerker ontvangt een mail met een link (deze is 24 uur geldig)
De medewerker klikt op de link en maakt een wachtwoord aan
Na eerste inlog: stel Face ID of vingerafdruk in voor makkelijk inloggen

Wijzig de fictieve e-mailadressen naar de echte e-mailadressen

Sla op - het systeem stuurt automatisch een uitnodigingsmail

De medewerker ontvangt een mail met een link (deze is 24 uur geldig)

De medewerker klikt op de link en maakt een wachtwoord aan

Na eerste inlog: stel Face ID of vingerafdruk in voor makkelijk inloggen

Uitnodigingslink verlopen?

Als de link na 24 uur is verlopen, kan de medewerker via "Wachtwoord vergeten" een nieuwe link aanvragen. Deze is weer 24 uur geldig.

Tip: Begin met een tech-savvy medewerker als ambassadeur. Laat die persoon als eerste de app installeren en gebruiken. Als de ambassadeur enthousiast is, volgt de rest makkelijker. Zo voorkom je weerstand bij de bredere groep.

Stap 12 - Medewerker-app installeren

Na uitnodiging kunnen medewerkers de Bas Medewerker App downloaden via de App Store (iOS) of Google Play (Android).

Inloginstructies voor medewerkers:

Download "Bas Medewerker App"
Open de app
Vul in:
URL: [jouwbedrijfsnaam] (zonder .bas.software)
E-mailadres: zoals ingevoerd in het systeem
Wachtwoord: ontvangen via e-mail
Klik op Inloggen

Download "Bas Medewerker App"

Open de app

Vul in:

URL: [jouwbedrijfsnaam] (zonder .bas.software)

E-mailadres: zoals ingevoerd in het systeem

Wachtwoord: ontvangen via e-mail

Klik op Inloggen

Let op: Check voor de livegang of iedereen succesvol kan inloggen. Test dit met een paar medewerkers voordat je het hele team uitnodigt.

Tips

Begin met je vaste kern. Voer eerst je vaste medewerkers in. Inhuurkrachten kun je later toevoegen.
Nodig nog niemand uit tijdens het inrichten. Gebruik fictieve e-mailadressen totdat het systeem klaar is. Een eerste indruk maak je maar een keer.
Bewaar het uurloon voor later als je het niet paraat hebt. Je kunt altijd teruggaan en het invullen. Maar probeer het voor de livegang in orde te hebben.

Begin met je vaste kern. Voer eerst je vaste medewerkers in. Inhuurkrachten kun je later toevoegen.

Nodig nog niemand uit tijdens het inrichten. Gebruik fictieve e-mailadressen totdat het systeem klaar is. Een eerste indruk maak je maar een keer.

Bewaar het uurloon voor later als je het niet paraat hebt. Je kunt altijd teruggaan en het invullen. Maar probeer het voor de livegang in orde te hebben.

Let op

Echt e-mailadres invullen tijdens inrichting stuurt direct een uitnodigingsmail die niet terug te draaien is. Gebruik altijd fictieve e-mailadressen totdat het systeem klaar is voor livegang.
Niet-unieke e-mailadressen zijn de meest voorkomende fout. Het systeem staat dit niet toe. Elk adres moet uniek zijn, ook fictieve adressen.
Medewerkers te vroeg uitnodigen geeft een slechte eerste indruk. Het systeem is nog niet af, de medewerker ziet een half ingericht systeem en raakt ontmoedigd. Wacht tot alles klaar is.
Prive-e-mail in plaats van zakelijk is onprofessioneel en lastig te beheren. Gebruik zakelijke e-mailadressen waar mogelijk.
In-dienst datum in de toekomst voorkomt dat de medewerker kan inloggen. Zorg dat de datum in het verleden ligt.
Bruto uurloon verwarren met verkoopprijs. Het uurloon is de kostenprijs (wat de medewerker jou kost), niet wat je de klant rekent.
Medewerker al bij ander Bas-account geregistreerd? Dan wordt de registratie geblokkeerd. De medewerker moet eerst uit dienst gemeld worden bij het oude account.
Legacy beschikbaarheidstoggle aanzetten. Deze verouderde functie staat standaard uit. Gebruik het werkrooster in plaats hiervan.

Echt e-mailadres invullen tijdens inrichting stuurt direct een uitnodigingsmail die niet terug te draaien is. Gebruik altijd fictieve e-mailadressen totdat het systeem klaar is voor livegang.

Niet-unieke e-mailadressen zijn de meest voorkomende fout. Het systeem staat dit niet toe. Elk adres moet uniek zijn, ook fictieve adressen.

Medewerkers te vroeg uitnodigen geeft een slechte eerste indruk. Het systeem is nog niet af, de medewerker ziet een half ingericht systeem en raakt ontmoedigd. Wacht tot alles klaar is.

Prive-e-mail in plaats van zakelijk is onprofessioneel en lastig te beheren. Gebruik zakelijke e-mailadressen waar mogelijk.

In-dienst datum in de toekomst voorkomt dat de medewerker kan inloggen. Zorg dat de datum in het verleden ligt.

Bruto uurloon verwarren met verkoopprijs. Het uurloon is de kostenprijs (wat de medewerker jou kost), niet wat je de klant rekent.

Medewerker al bij ander Bas-account geregistreerd? Dan wordt de registratie geblokkeerd. De medewerker moet eerst uit dienst gemeld worden bij het oude account.

Legacy beschikbaarheidstoggle aanzetten. Deze verouderde functie staat standaard uit. Gebruik het werkrooster in plaats hiervan.

Meer weten?

Invoeren medewerkers - Stap-voor-stap handleiding voor het aanmaken van medewerkers
Voorbereiding: verzamel alle relevante gegevens - Checklist van wat je nodig hebt voordat je gaat invoeren

Invoeren medewerkers - Stap-voor-stap handleiding voor het aanmaken van medewerkers

Voorbereiding: verzamel alle relevante gegevens - Checklist van wat je nodig hebt voordat je gaat invoeren

Volgende stap: Vaardigheden en rollen instellen - stel in wat je medewerkers kunnen zien en doen in Bas.