Vaardigheden en rollen instellen | Bas Software onboarding portaal

Vaardigheden en rollen instellen

Stel de juiste vaardigheden en rollen in voor je medewerkers. Dit bepaalt wat ze kunnen zien en doen in Bas en welke features ze kunnen gebruiken.

Vaardigheden en rollen instellen

De vaardigheden en rollen die je aan een medewerker koppelt, bepalen wat die persoon kan zien en doen in Bas. Dit is een belangrijk onderdeel: kies zorgvuldig welke vaardigheden en rollen je toekent.

Stap 1 - Vaardigheden selecteren

Ga naar HRM > Medewerkers en klik op een medewerker. Zoek het onderdeel Vaardigheden en selecteer de vaardigheden die bij deze medewerker horen.

Vaardigheden voor de medewerker-app (frontoffice)

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Vaardigheid

Wat kan deze medewerker

Wie krijgt dit

Verhuizer

Ziet opdrachten in de app, kan materialen registreren en uren invullen

Alle verhuizers

Voorman

Alles van verhuizer + kan klus starten en afronden, klant laten tekenen, schade melden, betaling via app

De leidinggevende op de klus

Inpakker

Kan inpak- en uitpakwerk zien in de app

Inpakmedewerkers

Handyman

Kan de- en montagewerk zien in de app

Monteurs

Liftoperator

Kan de verhuislift bedienen via de app

GEDA-bediener

Loodsmedewerker

Kan loodswerkzaamheden uitvoeren via app en backoffice (WMS)

Magazijnmedewerkers

Taxateur

Kan taxaties uitvoeren via app en backoffice

Taxateurs, inspecteurs

Vaardigheden voor de backoffice (kantoor)

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Vaardigheid

Wat kan deze medewerker

Wie krijgt dit

Administratie

Volledige toegang tot de backoffice. Ziet binnenkomende leads en offertebevestigingen in de mailbox

Kantoorpersoneel, eigenaar

Planner

Volledige toegang tot de backoffice, kan plannen

Planner, eigenaar

Stap 2 - Combinaties toepassen

Een medewerker kan meerdere vaardigheden hebben. Een eigenaar van een klein bedrijf is vaak tegelijk administratie, planner en voorman. Een taxateur heeft meestal ook de vaardigheid verhuizer of voorman.

Voorbeelden van combinaties:

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Functie

Vaardigheden

Waarom

Eigenaar klein bedrijf

Administratie, Planner, Voorman

Doet alles: kantoor, planning en klussen

Voorman met taxatie

Voorman, Taxateur

Kan taxeren en klussen leiden

Magazijnmedewerker

Loodsmedewerker, Verhuizer

Werkt in loods en helpt soms bij klussen

Vaardigheden vs. rollen in de planning

Er is een belangrijk verschil tussen vaardigheden en rollen in de planning:

• Vaardigheden bepalen wat een medewerker kan doen in de app en backoffice

• Rollen in de planning bepalen in welke rol iemand wordt ingezet op een klus (bijv. als voorman, verhuizer of inpakker)

Vaardigheden bepalen wat een medewerker kan doen in de app en backoffice

Rollen in de planning bepalen in welke rol iemand wordt ingezet op een klus (bijv. als voorman, verhuizer of inpakker)

De planner kan altijd een medewerker op een rol zetten, ook als die medewerker de bijbehorende vaardigheid niet heeft. Bijvoorbeeld: een verhuizer zonder de vaardigheid "voorman" kan toch als voorman worden ingepland. Het systeem geeft dan wel een waarschuwing, maar blokkeert het niet.

De vaardigheden dienen dus als richtlijn voor de planner. Je wordt gewaarschuwd als je iemand inzet in een rol waarvoor diegene de vaardigheid niet heeft, maar je kunt het altijd overschrijven als de situatie daarom vraagt.

Tip: Geef de vaardigheid voorman niet aan iedereen. De voorman is degene die de klus afrondt, de klant laat tekenen, en de schade meldt. Als iedereen voorman is, weet je niet meer wie wat heeft ingevuld. Plan per klus een voorman in.

Vaardigheden en e-mailmeldingen

Vaardigheden bepalen niet alleen wat een medewerker kan doen, maar ook welke e-mailmeldingen diegene ontvangt. Een medewerker met de vaardigheid "Administratie" krijgt bijvoorbeeld meldingen over binnenkomende leads en offertebevestigingen.

Tip: Ontvangt een medewerker onnodige e-mailmeldingen? Controleer dan welke vaardigheden er zijn toegekend. Door een vaardigheid te verwijderen die niet meer relevant is, stopt ook de bijbehorende mailstroom. Zo voorkom je een overvolle inbox.

Stap 3 - Rollen toekennen

Naast vaardigheden kent Bas ook rollen die toegang geven tot specifieke features. Je bekijkt en wijzigt rollen via HRM > Medewerkers. Klik op een medewerker en je ziet onder het kopje Rollen welke rollen actief zijn.

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Rol

Wat krijg je erbij

Medewerker

Standaard rol, geen extra features

Beheerder

Kan rollen aan medewerkers geven, toegang tot alle features

HR manager

Toegang tot de CAO-feature

Data analist

Toegang tot het data dashboard

Wie krijgt welke rol?

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Functie

Rol

Waarom

Eigenaar

Beheerder

Volledige controle over alle features

Kantoormanager

Beheerder

Kan rollen toekennen aan anderen

HR-medewerker

HR manager

Toegang tot CAO-module

Financieel medewerker

Data analist

Toegang tot rapportages

Verhuizers

Medewerker

Standaard toegang via app

Let op: Geef de rol Beheerder alleen aan mensen die je volledig vertrouwt. Een beheerder kan alle rollen wijzigen en alle features gebruiken.

Stap 4 - Contracturen instellen

Vul bij de medewerker ook de contracturen per week in. Dit is belangrijk voor: - De capaciteitsberekening in de planning - De urenregistratie (werkelijk vs. contractueel) - Eventueel later de HRM-module (verlof, overuren)

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Contract

Contracturen

Voorbeeld verdeling

Fulltime 40 uur

40

Ma-Vr 8 uur per dag

Parttime 32 uur

32

Ma-Do 8 uur, Vr 0 uur

Parttime 24 uur

24

Ma-Wo 8 uur per dag

Voorbeeld: typisch personeelsbestand

Hieronder een voorbeeld van hoe vaardigheden en rollen verdeeld kunnen zijn:

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Naam

Vaardigheden

Rol

Contract

Mark de Vries

Voorman, Verhuizer

Medewerker

Vast 40u

Sandra Bakker

Administratie, Planner

Beheerder

Vast 40u

Pieter Jansen

Verhuizer

Medewerker

Vast 40u

Ahmed El Amrani

Verhuizer, Handyman

Medewerker

Vast 32u

Jeffrey Kamters

Voorman, Taxateur

Medewerker

Vast 36u

Let op dat niet iedereen voorman is. Alleen de mensen die daadwerkelijk klussen leiden hebben deze vaardigheid.

Tips

• Wees restrictief met de vaardigheid Voorman. Alleen de mensen die daadwerkelijk klussen leiden moeten voorman zijn.

• Geef Beheerder alleen aan vertrouwde mensen. Een beheerder kan alle instellingen wijzigen.

• Combineer vaardigheden waar het logisch is. Een taxateur is vaak ook verhuizer, een magazijnmedewerker helpt soms bij klussen.

• Vul contracturen altijd in. Dit is belangrijk voor de capaciteitsberekening en urenregistratie.

Wees restrictief met de vaardigheid Voorman. Alleen de mensen die daadwerkelijk klussen leiden moeten voorman zijn.

Geef Beheerder alleen aan vertrouwde mensen. Een beheerder kan alle instellingen wijzigen.

Combineer vaardigheden waar het logisch is. Een taxateur is vaak ook verhuizer, een magazijnmedewerker helpt soms bij klussen.

Vul contracturen altijd in. Dit is belangrijk voor de capaciteitsberekening en urenregistratie.

Let op

• Te veel voormannen zorgt ervoor dat je niet meer weet wie de klus heeft afgerond en wie de klant heeft laten tekenen.

• Geen vaardigheden toegekend betekent dat een medewerker niets kan zien of doen in de app. Vergeet niet om vaardigheden toe te kennen.

• Onnodige vaardigheden laten staan zorgt voor onnodige e-mailmeldingen. Verwijder vaardigheden die niet meer van toepassing zijn om de mailstroom te beperken.

• Beheerder aan iedereen is een veiligheidsrisico. Geef deze rol alleen aan mensen die je volledig vertrouwt.

• Contracturen niet ingevuld zorgt voor problemen in de capaciteitsberekening en urenregistratie.

Te veel voormannen zorgt ervoor dat je niet meer weet wie de klus heeft afgerond en wie de klant heeft laten tekenen.

Geen vaardigheden toegekend betekent dat een medewerker niets kan zien of doen in de app. Vergeet niet om vaardigheden toe te kennen.

Onnodige vaardigheden laten staan zorgt voor onnodige e-mailmeldingen. Verwijder vaardigheden die niet meer van toepassing zijn om de mailstroom te beperken.

Beheerder aan iedereen is een veiligheidsrisico. Geef deze rol alleen aan mensen die je volledig vertrouwt.

Contracturen niet ingevuld zorgt voor problemen in de capaciteitsberekening en urenregistratie.

Meer weten?

• Vaardigheden van medewerkers en hun rol in de planning - Uitleg per vaardigheid en de impact op de planning

• Rollen van medewerkers - Hoe rollen werken en welke features ze ontgrendelen

Vaardigheden van medewerkers en hun rol in de planning - Uitleg per vaardigheid en de impact op de planning

Rollen van medewerkers - Hoe rollen werken en welke features ze ontgrendelen

Volgende stap: Werkrooster instellen - configureer wanneer je medewerkers beschikbaar zijn in de planning.