Taken begrijpen | Bas Software onboarding portaal

Taken begrijpen

Overzicht van alle standaard taken in Bas per categorie. Leer welke taken er zijn voor planning, verkoop, facturatie, schade en garantiecertificaten.

Taken begrijpen

Het takensysteem in Bas is de motor achter je dagelijkse workflow. Elke actie die je moet ondernemen - van een offerte versturen tot een schademelding afhandelen - verschijnt als taak op je startpagina.

Bas kent ruim 40 standaardtaken. In dit artikel bekijk je welke taken er zijn en wat ze doen. In het volgende artikel stel je in welke taken actief zijn en welk team ze ziet.

Waarom dit belangrijk is

Een verhuisbedrijf met 5 vrachtwagens, 15 medewerkers en een volle planning genereert al snel honderden taken per week. Als je alle 40+ taken aanzet, loopt het aantal snel op.

Let op: De vuistregel is: minder is meer. Begin met de taken die echt bij je werkproces passen en schakel de rest uit. Te veel taken leidt ertoe dat het team de takenlijst negeert en teruggaat naar papieren lijstjes.

Planning taken

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Taak

Wat doet het

Aanbeveling

Verhuizing inplannen

Herinnering om de verhuizing in te plannen

Aan

Klant benaderen voor taxatie

Herinnering om de klant te benaderen voor een taxatieafspraak

Aan

Dozenlevering plannen

Herinnering om dozenrit te plannen

Aan

Dozen ophalen plannen

Herinnering om dozen op te halen na de verhuizing

Aan

Medewerkers inplannen op klus

Genereert een taak per klus om medewerkers in te plannen

Optioneel

Materiaal inplannen op klus

Genereert een taak per klus om materiaal in te plannen

Optioneel

Opslag reserveren voor project

Herinnering om opslag te reserveren

Aan (als je opslag aanbiedt)

Vergunningen aanvragen

Herinnering om vergunningen (parkeervergunning etc.) aan te vragen

Aan

Borden plaatsen

Herinnering om borden/bewegwijzering te plaatsen

Optioneel

Medewerker afwezig maar gepland op klus

Waarschuwing dat een geplande medewerker afwezig is

Aan

Materiaal afwezig maar gepland op klus

Waarschuwing dat gepland materiaal niet beschikbaar is

Aan

Verkoop taken

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Taak

Wat doet het

Aanbeveling

Offerte versturen

Herinnering om de offerte te versturen

Aan

Offerte verlopen

Herinnering dat de offerte is verlopen zonder reactie

Aan

Offerte afgewezen

Melding dat de klant de offerte heeft afgewezen

Optioneel

Offerte versturen mislukt

Foutmelding: het versturen van de offerte is mislukt

Aan

Nieuwe lead kon niet worden aangemaakt

Foutmelding bij het automatisch aanmaken van een lead

Aan

Facturatie taken

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Taak

Wat doet het

Aanbeveling

Factuur versturen

Herinnering om de factuur te versturen

Aan

Factuur afmaken

Herinnering om een conceptfactuur af te ronden

Aan

Aanbetaling factuur versturen

Herinnering om de aanbetalingsfactuur te versturen

Aan

Eindfactuur versturen

Herinnering om de eindfactuur te versturen

Aan

Factuur versturen na opslaginslag

Herinnering om factuur te versturen na inslag van opslag

Aan (als je opslag aanbiedt)

Factuur verlopen

Melding dat een factuur onbetaald is verlopen

Aan

Factuur versturen mislukt

Foutmelding: het versturen van de factuur is mislukt

Aan

Peppol factuur versturen mislukt

Foutmelding: Peppol e-facturatie is mislukt

Aan (als je Peppol gebruikt)

Schade taken

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Taak

Wat doet het

Aanbeveling

Schade afhandelen

Herinnering om schade op te volgen met de klant

Aan

Garantiecertificaat taken

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Taak

Wat doet het

Aanbeveling

Verhuiscertificaat aanvragen

Herinnering om certificaat aan te vragen bij Schouten Zekerheid

Aan (alleen als je erkend verhuizer bent)

Certificaat niet gesynchroniseerd

Foutmelding: certificaat is niet goed gesynchroniseerd

Aan (alleen bij Schouten Zekerheid)

Deze taken zijn alleen relevant als je een erkend verhuizer bent en werkt met Schouten Zekerheid. Zo niet, dan zet je deze taken uit.

HRM taken

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Taak

Wat doet het

Aanbeveling

Certificaat medewerker verloopt

Melding dat Code 95, VCA of ander certificaat bijna verloopt

Optioneel

Medewerker heeft uren niet ingevuld

Melding dat een medewerker zijn uren niet heeft geregistreerd

Optioneel

Medewerker gaat overuren maken

Waarschuwing dat een medewerker overuren gaat draaien

Optioneel

Medewerker heeft verlof maar is ingepland

Waarschuwing dat een medewerker met verlof toch is ingepland

Aan

Medewerker ziek gemeld

Melding dat een medewerker zich ziek heeft gemeld

Optioneel

Medewerker ziek maar is ingepland

Waarschuwing dat een zieke medewerker is ingepland

Aan

Medewerker heeft declaratie ingediend

Melding dat er een declaratie klaarstaat ter beoordeling

Optioneel

Medewerker heeft verlofaanvraag ingediend

Melding dat er een verlofaanvraag klaarstaat ter beoordeling

Optioneel

Tip: HRM-taken hoef je niet meteen in te stellen. De meeste bedrijven pakken HRM pas op na minimaal een maand live draaien. De waarschuwingstaken (verlof/ziek maar ingepland) zijn wel direct handig.

Boekhoudkoppeling taken

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Taak

Wat doet het

Aanbeveling

Factuur niet gesynchroniseerd

Melding als factuur niet is gesynchroniseerd met boekhoudpakket

Aan (als je boekhoudkoppeling hebt)

Probleem met synchronisatie externe medewerker

Foutmelding bij synchronisatie van een externe medewerker

Aan (als je boekhoudkoppeling hebt)

Overige taken

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Taak

Wat doet het

Aanbeveling

Klus niet afgerond

Melding dat een klus niet is afgerond in de app

Aan

Project afronden

Herinnering om het project/dossier af te ronden

Aan

E-mail versturen mislukt

Foutmelding: een e-mail kon niet worden verstuurd

Aan

Materiaal moet gekeurd worden

Herinnering dat materiaal aan keuring toe is

Optioneel

Voorraad bijna op

Melding dat een voorraaditem (bijv. dozen) bijna op is

Optioneel

Belangrijk: taken zijn herinneringen, geen automatische acties

Het systeem verstuurt nooit automatisch een offerte of factuur op basis van een taak. Taken zijn herinneringen die je vertellen dat er iets moet gebeuren. De actie zelf - het versturen van een offerte, het aanmaken van een factuur - doe je altijd handmatig. Dit is een bewuste keuze: je houdt altijd controle over wat er naar je klanten gaat.

Tips

• Begin met de basistaken. Zet alleen taken aan die je echt nodig hebt. Minder is meer.

• Foutmeldingen altijd aan. Taken als "Factuur versturen mislukt" en "E-mail versturen mislukt" wil je altijd zien. Zonder deze meldingen mis je problemen.

• Waarschuwingstaken zijn waardevol. Taken als "Medewerker ziek maar ingepland" voorkomen planningsfouten.

• HRM komt later. Verlof, ziekte en declaraties zijn een apart project. Activeer deze taken pas als de basisfuncties (verkoop, planning, facturatie) stabiel draaien.

Begin met de basistaken. Zet alleen taken aan die je echt nodig hebt. Minder is meer.

Foutmeldingen altijd aan. Taken als "Factuur versturen mislukt" en "E-mail versturen mislukt" wil je altijd zien. Zonder deze meldingen mis je problemen.

Waarschuwingstaken zijn waardevol. Taken als "Medewerker ziek maar ingepland" voorkomen planningsfouten.

HRM komt later. Verlof, ziekte en declaraties zijn een apart project. Activeer deze taken pas als de basisfuncties (verkoop, planning, facturatie) stabiel draaien.

Let op

• Te veel taken aanzetten levert een onwerkbare takenlijst op. Bij een druk bedrijf met 10+ dossiers per week kan dit snel oplopen. Begin met de basistaken en breid uit als het stabiel draait.

• Foutmeldingen uitzetten is riskant. Als een factuur niet wordt verstuurd of een e-mail mislukt, wil je dat weten. Laat foutmeldingstaken altijd aanstaan.

Te veel taken aanzetten levert een onwerkbare takenlijst op. Bij een druk bedrijf met 10+ dossiers per week kan dit snel oplopen. Begin met de basistaken en breid uit als het stabiel draait.

Foutmeldingen uitzetten is riskant. Als een factuur niet wordt verstuurd of een e-mail mislukt, wil je dat weten. Laat foutmeldingstaken altijd aanstaan.

Meer weten?

• Invoer taken - Taken activeren en koppelen aan teams

• Taken: stel de timing van taken in - Wanneer taken automatisch worden aangemaakt

• Alles over taken - Volledig overzicht van het takensysteem

Invoer taken - Taken activeren en koppelen aan teams

Taken: stel de timing van taken in - Wanneer taken automatisch worden aangemaakt

Alles over taken - Volledig overzicht van het takensysteem

Volgende stap: Taken configureren - schakel taken in of uit, koppel ze aan teams en stel prioriteiten in.