Opslag aanmaken: containers, kisten en pallets | Bas Software onboarding portaal
Opslag aanmaken: containers, kisten en pallets
Maak opslagunits aan via handmatige invoer of bulkimport. Leer over speciale situaties zoals meerdere klanten in een container en gespreide opslag.
Opslag aanmaken: containers, kisten en pallets
(Alleen als je opslag aanbiedt)
Nu je loodsen hebt aangemaakt, kun je de individuele opslagunits toevoegen: de containers, kisten, pallets of andere eenheden waar je klantspullen in opslaat. Je hebt twee opties: handmatig of via bulkimport.
Stap 1 - Kies je methode
Je hebt twee manieren om opslag aan te maken:
A) Handmatig (voor kleine aantallen)
Gebruik dit als je: - Minder dan 10 units hebt - Units een voor een wilt toevoegen - Geen Excel-bestand hebt of wilt maken
B) Bulkimport via Excel (aanbevolen bij grote aantallen)
Gebruik dit als je: - Meer dan 10 units hebt - Sneller wilt werken - Al een overzicht hebt in Excel
Tip: De bulkimport bespaart enorm veel tijd. 50 containers invoeren duurt 2 minuten met bulkimport vs. 30 minuten handmatig. Dit is de aanbevolen werkwijze voor de meeste bedrijven.
Stap 2 - Handmatig aanmaken
Ga naar WMS > Opslag. Klik op Nieuwe opslag.
Vul de volgende gegevens in:
Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.
Veld
Wat vul je in
Voorbeeld
Nummer
Uniek nummer van de unit
Container 001
Type
Soort opslag
Container / Kist / Pallet / Stelling / Gespreide opslag
Inhoud (m3)
Kubieke meters van de unit
12
Eigen bezit
Eigen container of gehuurd?
Ja
Loods
In welke loods staat deze unit
Loods Industrieweg
Opslaglocatie
In welke sectie (alleen bij complexe structuur)
Hal A
Klik op Opslaan. Herhaal dit voor elke unit.
Stap 3 - Bulkimport voorbereiden
Dit is de aanbevolen werkwijze voor de meeste bedrijven. Maak een Excel-bestand met de volgende kolommen:
Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.
Kolom
Verplicht
Voorbeeld
Type
Ja
Container
Nummer
Ja
001
Inhoud (m3)
Aanbevolen
12
Loods
Ja
Loods Industrieweg
Opslaglocatie
Nee (alleen bij complexe structuur)
Hal A
Eigen bezit
Nee (leeg = automatisch Ja)
Ja
Voorbeeld Excel-bestand:
Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.
Type
Nummer
Inhoud
Loods
Opslaglocatie
Eigen bezit
Container
001
12
Loods Industrieweg
Ja
Container
002
12
Loods Industrieweg
Ja
Container
003
12
Loods Industrieweg
Ja
Kist
301
4
Loods Industrieweg
Ja
Kist
302
4
Loods Industrieweg
Ja
Stap 4 - Excel opschonen
Voordat je importeert, controleer je data op:
Consistentie in naamgeving:
-
Goed: Container 001, Container 002, Container 003
-
Fout: container 1, Container 02, CONTAINER 3
Goed: Container 001, Container 002, Container 003
Fout: container 1, Container 02, CONTAINER 3
Correcte loodsnames:
-
Controleer of de loods exact overeenkomt met de naam in Bas
-
Goed: Loods Industrieweg (zoals in Bas)
-
Fout: loods industrieweg, Industrieweg, Loods 1
Controleer of de loods exact overeenkomt met de naam in Bas
Goed: Loods Industrieweg (zoals in Bas)
Fout: loods industrieweg, Industrieweg, Loods 1
Lege cellen:
-
Vul alle verplichte velden in
-
Laat optionele velden leeg of vul ze in
Vul alle verplichte velden in
Laat optionele velden leeg of vul ze in
Let op: De kwaliteit van je Excel bepaalt het succes van de import. Rommelige data (hoofdletters en kleine letters door elkaar, inconsistente nummering, lege cellen) levert problemen op. Neem de tijd om je bestand schoon te maken voordat je importeert.
Stap 5 - Importeren
-
Ga naar WMS > Opslag
-
Klik op Bulk toevoegen
-
Upload je Excel-bestand
-
Koppel de kolommen:
-
Map "Type" aan Type
-
Map "Container" aan Nummer
-
Map "Loods" aan de juiste loods
-
Klik op Importeren
-
Controleer het resultaat in het preview-scherm
-
Bevestig de import
Ga naar WMS > Opslag
Klik op Bulk toevoegen
Upload je Excel-bestand
Koppel de kolommen:
Map "Type" aan Type
Map "Container" aan Nummer
Map "Loods" aan de juiste loods
Klik op Importeren
Controleer het resultaat in het preview-scherm
Bevestig de import
Kolom-mapping voorbeelden:
Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.
Excel kolom
Koppel aan Bas veld
Type
Type
Nummer
Nummer
Inhoud
Inhoud (m3)
Loods
Loods (selecteer de juiste)
Tip: Je hoeft niet alle kolommen te vullen. Voor een snelle import zijn alleen het kistnummer (of containernummer) en de loods nodig. De overige kolommen zijn optioneel en kun je later aanvullen. Match in het importscherm de kolommen uit je Excel aan de velden in Bas - het systeem herkent de meest voorkomende kolomnamen automatisch.
Het systeem maakt nu alle units in een keer aan.
Stap 6 - Controleer het resultaat
Na de import (of handmatige invoer):
-
Ga naar WMS > Opslag
-
Filter op loods
-
Controleer of alle units er staan
-
Controleer of de nummering klopt
-
Controleer of de juiste loods en locatie zijn gekoppeld
Ga naar WMS > Opslag
Filter op loods
Controleer of alle units er staan
Controleer of de nummering klopt
Controleer of de juiste loods en locatie zijn gekoppeld
Klopt er iets niet? Je kunt units bewerken door erop te klikken en het potloodje te gebruiken. Je kunt ook units uitschakelen als je ze niet meer nodig hebt.
Stap 7 - Speciale situaties
Meerdere klanten in een container
Soms delen twee klanten een container. De oplossing: splits de container met een letter- of nummertoevoeging.
Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.
Unit
Klant
Uitleg
Container 22A
Jansen
Eerste helft van container 22
Container 22B
De Vries
Tweede helft van container 22
Elke helft wordt apart gekoppeld aan het dossier van de betreffende klant en apart gefactureerd. Je maakt gewoon twee units aan met dezelfde locatie maar een andere naam.
Als een van de twee klanten zijn spullen ophaalt: - Verwijder de unit van de vertrekkende klant (bijv. Container 22A) - Hernummer de overgebleven unit naar het originele nummer (Container 22B wordt Container 22)
Gespreide opslag
Gespreide opslag is voor situaties waarbij de spullen van een klant niet in een afgebakende container of kist staan, maar verspreid in je loods.
Wanneer gebruik je dit?
-
Pallets die op een stellage staan
-
Losse meubels die ergens in een hoek staan
-
Items van een keukenbedrijf: kastjes in rij 1, apparaten in rij 5, werkbladen in rij 3
Pallets die op een stellage staan
Losse meubels die ergens in een hoek staan
Items van een keukenbedrijf: kastjes in rij 1, apparaten in rij 5, werkbladen in rij 3
Hoe werkt het?
In Bas maak je hiervoor een gespreid opslagdossier aan. In plaats van een containernummer registreer je per item: - Wat er opgeslagen staat - Waar het staat (bijv. "Bureau staat in Rij A, Vak 12, Pallet 3")
Dit geeft je een gedetailleerd overzicht van alle items en hun locaties.
Tip: Gespreide opslag is pas nodig bij complexe opslagsituaties. De meeste bedrijven werken prima met standaard containers en kisten. Begin daarmee en gebruik gespreide opslag alleen als het echt nodig is.
Stap 8 - Nummering en codering
Bepaal van tevoren een systeem voor je nummering. Hier zijn een paar gangbare opties:
Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.
Systeem
Voorbeeld
Wanneer gebruiken
Doorlopend
Container 001, 002, 003
Eenvoudig, een loods
Per reeks
Kist 301-399, Kist 601-699
Verschillende types scheiden
Met locatiecode
L3-A-1 (Loods 3, Rij A, Plek 1)
Grote, complexe loodsen
Voorbeelden:
Doorlopend: - Container 001, Container 002, Container 003 - Kist 001, Kist 002, Kist 003
Per reeks: - Container 001-099 (Loods Eindhoven) - Container 100-199 (Loods Veldhoven) - Kist 301-399 (Kleine kisten) - Kist 601-699 (Grote kisten)
Met locatiecode: - L1-A-1 (Loods 1, Rij A, Plek 1) - L1-A-2 (Loods 1, Rij A, Plek 2) - L2-B-5 (Loods 2, Rij B, Plek 5)
Let op: Wees consistent in je nummering. Als je loods A met hoofdletter schrijft, doe dat overal. Als je containers nummert met drie cijfers (001, 002, 003), doe dat bij alle containers. Inconsistentie (Container 1, container 02, CONTAINER 3) levert problemen op bij zoeken en sorteren.
Voorbeeld: typische opslagstructuur
Bedrijf met eenvoudige opslag (1 loods, 30 containers)
Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.
Loods
Unit
Type
Inhoud
Status
Loods Industrieweg
Container 001
Container
12 m3
Bezet - Fam. Jansen
Loods Industrieweg
Container 002
Container
12 m3
Bezet - Bedrijf X
Loods Industrieweg
Container 003
Container
12 m3
Vrij
Loods Industrieweg
Kist 301
Kist
4 m3
Bezet - Fam. De Vries
Loods Industrieweg
Kist 302
Kist
4 m3
Vrij
Bedrijf met complexe opslag (2 loodsen, opslaglocaties)
Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.
Loods
Opslaglocatie
Unit
Type
Status
Loods Eindhoven
Hal A
Container 001
Container
Bezet
Loods Eindhoven
Hal A
Container 002
Container
Vrij
Loods Eindhoven
Hal B
Kist 301
Kist
Bezet
Loods Veldhoven
Rij 1
Container 101
Container
Bezet
Loods Veldhoven
Rij 2
Pallet P-01
Pallet
Vrij
Tips
-
Gebruik de bulkimport bij meer dan 10 units. Het bespaart veel tijd en is minder foutgevoelig dan handmatig invoeren.
-
Schoon je Excel op voor de import. Controleer op consistente naamgeving, correcte nummering en lege cellen. Rommelige data levert rommelige opslag op.
-
Maak nooit een container aan per klant. Maak containers aan per fysieke eenheid. De koppeling met klanten doe je later via dossiers.
-
Bepaal je nummeringssysteem vooraf. Spreek af hoe je containers nummert voordat je begint met invoeren.
Gebruik de bulkimport bij meer dan 10 units. Het bespaart veel tijd en is minder foutgevoelig dan handmatig invoeren.
Schoon je Excel op voor de import. Controleer op consistente naamgeving, correcte nummering en lege cellen. Rommelige data levert rommelige opslag op.
Maak nooit een container aan per klant. Maak containers aan per fysieke eenheid. De koppeling met klanten doe je later via dossiers.
Bepaal je nummeringssysteem vooraf. Spreek af hoe je containers nummert voordat je begint met invoeren.
Let op
-
Rommelige Excel niet blind importeren. Schoon je data eerst op. Hoofdletters en kleine letters door elkaar, inconsistente nummering, en ontbrekende velden leiden tot problemen die lastig te herstellen zijn.
-
Nummering niet van tevoren bepalen. Als drie medewerkers onafhankelijk units gaan aanmaken zonder afspraken over nummering, krijg je chaos. Spreek dit vooraf af.
-
Units per klant aanmaken. Je maakt units aan per fysieke eenheid (Container 001, Container 002), niet per klant (Container Jansen, Container De Vries). Klanten koppel je later aan units via dossiers.
Rommelige Excel niet blind importeren. Schoon je data eerst op. Hoofdletters en kleine letters door elkaar, inconsistente nummering, en ontbrekende velden leiden tot problemen die lastig te herstellen zijn.
Nummering niet van tevoren bepalen. Als drie medewerkers onafhankelijk units gaan aanmaken zonder afspraken over nummering, krijg je chaos. Spreek dit vooraf af.
Units per klant aanmaken. Je maakt units aan per fysieke eenheid (Container 001, Container 002), niet per klant (Container Jansen, Container De Vries). Klanten koppel je later aan units via dossiers.
Volgende stappen na het instellen van opslag
Het instellen van loodsen en units is de basis. Er zijn nog een paar vervolgstappen die je later in het onboarding-traject oppakt (samen met je begeleider):
-
Opslagpakketten configureren - tarief, BTW en omzetgroep per opslagtype
-
Facturatiefrequentie instellen - maandelijks, per kwartaal of jaarlijks
-
Opslagfactuur-template aanmaken - hoe de factuur eruitziet
-
Bestaande opslagklanten overzetten - als je al klanten hebt (migratie)
Opslagpakketten configureren - tarief, BTW en omzetgroep per opslagtype
Facturatiefrequentie instellen - maandelijks, per kwartaal of jaarlijks
Opslagfactuur-template aanmaken - hoe de factuur eruitziet
Bestaande opslagklanten overzetten - als je al klanten hebt (migratie)
Deze stappen zijn complexer en doe je niet zelfstandig. Je onboarding-begeleider helpt je hierbij.
Meer weten?
-
Beheer je opslaghouders - Units aanmaken, handmatig en via bulkimport
-
Invoer opslag - Stap-voor-stap invoerhandleiding
-
Stickeren van je opslag - QR-codes genereren en printen
Beheer je opslaghouders - Units aanmaken, handmatig en via bulkimport
Invoer opslag - Stap-voor-stap invoerhandleiding
Stickeren van je opslag - QR-codes genereren en printen
Volgende stap: Teams begrijpen - leer waarom teams essentieel zijn en bekijk de 8 standaard teams.