Features: Mobiele app en tijdtypes | Bas Software onboarding portaal

Features: Mobiele app en tijdtypes

Stel in wat medewerkers zien in de app, wanneer de agenda beschikbaar is, hoe het scannen van colli werkt en welke tijdtypes worden gebruikt voor automatische urenregistratie.

Features: Mobiele app en tijdtypes

Op de pagina Instellingen > Werkwijze > Features staan de instellingen voor de Bas Medewerker App en de standaard tijdtypes. In dit artikel behandelen we de secties Mobiele app en Standaard tijdtypes voor automatische registratie.

Ga naar Instellingen > Werkwijze > Features om deze instellingen te bekijken en aan te passen.

Sectie: Mobiele app

Deze instellingen bepalen wat medewerkers zien en kunnen doen in de Bas Medewerker App.

Collega's kunnen elkaar gegevens zien

Wat doet het: Als dit aanstaat, kunnen medewerkers in de app de contactgegevens van hun collega's bekijken (naam, telefoonnummer).

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Instelling

Wat er gebeurt

Aan

Medewerkers kunnen elkaars telefoonnummer zien in de app

Uit(aanbevolen)

Contactgegevens van collega's zijn niet zichtbaar

Ons advies: Zet dit uit
​

Maak de geaccepteerde offerte zichtbaar voor de medewerker

Wat doet het: Als dit aanstaat, kunnen medewerkers (verhuizers, voormannen) de getekende offerte inzien via de app. Ze zien dan de prijzen en afspraken die met de klant zijn gemaakt.

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Instelling

Wat er gebeurt

Aan

Medewerkers kunnen de offerte met bedragen inzien

Uit (aanbevolen)

Medewerkers zien alleen de opdrachtbon, zonder bedragen

Ons advies: De meeste bedrijven kiezen uit. Prijsinformatie is gevoelig en leidt tot onnodige discussies. Medewerkers hebben de prijzen niet nodig om hun werk goed te doen. De voorman kan de opdrachtbon inzien met de afgesproken diensten, zonder de bedragen.

Verplicht scannen van colli

Wat doet het: Als dit aanstaat, moeten medewerkers elk collo (doos, krat, meubel) scannen in de app voordat ze het laden of lossen.

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Instelling

Wat er gebeurt

Aan

Medewerkers moeten elk item scannen met de app

Uit (standaard)

Scannen is optioneel

Ons advies: Laat dit uit tijdens de onboarding. Verplicht scannen is een grote verandering in de werkwijze van je verhuizers. Voer dit pas in als je team gewend is aan de app en het scanproces goed begrijpt.

Dagen van te voren de agenda beschikbaar maken voor de medewerkers

Wat doet het: Bepaalt hoeveel dagen vooruit medewerkers hun planning kunnen zien in de app.

Standaardwaarde: 2 dagen

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Waarde

Wat de medewerker ziet

1 dag

Alleen de planning van morgen

2 dagen (standaard)

Planning voor overmorgen

7 dagen

Planning voor de komende week

14 dagen

Planning voor de komende 2 weken

Ons advies tijdens onboarding: Houd het op 2 dagen of zet het op 14 dagen om uitgebreid te testen. Na de livegang is 2 dagen een goed compromis: de planning is actueel en medewerkers kunnen een dag vooruit plannen.

Tip: Als je veel last-minute wijzigingen hebt, houd het op 1-2 dagen. Hoe verder vooruit de planning zichtbaar is, hoe groter de kans dat medewerkers naar verouderde informatie kijken.

Vanaf welk uur zal er nieuwe afspraken zichtbaar zijn?

Wat doet het: Bepaalt het tijdstip waarop nieuwe planningswijzigingen zichtbaar worden voor medewerkers in de app.

Standaardwaarde: 16:00

Voorbeeld: Als je om 08:00 een planning wijzigt en dit staat op 16:00, ziet de medewerker de wijziging pas vanaf 16:00 in de app.

Ons advies: Laat dit op 16:00 of pas het aan naar het tijdstip waarop jouw planner de planning definitief heeft gemaakt voor de volgende dag.

Minuten eerder op de loods zijn voor de verhuizing

Wat doet het: Bepaalt hoeveel minuten voor de vertrektijd medewerkers op de loods aanwezig moeten zijn. Het systeem toont dit in de app. Wij ronden toch altijd af op een kwartier ten gunste van de vertrektijd.

Standaardwaarde: 5 minuten

Ons advies: 5 minuten is voldoende. Dit geeft medewerkers net genoeg tijd om de bus te laden en te vertrekken.

Afspraken tonen om uren in te voeren na deze datum

Wat doet het: Bepaalt vanaf welke datum medewerkers hun uren kunnen invoeren in de app. Afspraken voor deze datum worden niet meer getoond voor urenregistratie.

Standaardwaarde: Stel dit in op de datum waarop je met Bas live gaat (of de startdatum van je onboarding).

Ons advies: Stel dit in op de datum waarop je bent begonnen met Bas. Zo voorkom je dat medewerkers uren proberen in te voeren voor afspraken die nog in het oude systeem stonden.

Sectie: Standaard tijdtypes voor automatische registratie

Deze instellingen bepalen welk tijdtype automatisch wordt toegekend aan activiteiten in de urenregistratie. Het systeem registreert automatisch wat een medewerker doet (rijden, verhuizen, monteren, etc.) en koppelt daar het juiste tijdtype aan.

Beschikbare tijdtypes

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Tijdtype

Wat het betekent

Werken

Productieve werktijd

Rijden

Reistijd van en naar klant

Loods

Werktijd op de loods/kantoor

Rusttijd

Pauze of verlof (niet-productief)

Monteren

Specifiek: monteren van meubels

Demonteren

Specifiek: demonteren van meubels

Laden

Specifiek: opslag laden

Lossen

Specifiek: opslag lossen

Inpakken

Specifiek: inpakservice

Standaard mapping

Hieronder de volledige lijst van activiteiten en het aanbevolen tijdtype:

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Activiteit

Aanbevolen tijdtype

Toelichting

Rijtijd type

Rijden

Tijd onderweg van en naar klant

Tijdtype bij kantoor/loods

Loods

Werktijd op de vaste locatie

Overig tijdtype

Werken

Alle overige werkzaamheden

Verlof tijdtype

Rusttijd

Vakantie, vrije dagen

Ziekte tijdtype

Werken

Ziekteuren worden als werktijd geregistreerd

Buitendienst

Werken

Werkzaamheden buiten de loods

Binnendienst

Werken

Werkzaamheden op kantoor

Pauze

Rusttijd

Lunchpauze, koffiepauze

Afval afvoeren

Werken

Afval wegbrengen na verhuizing

Verhuizing

Werken

De verhuizing zelf

Borden plaatsen

Werken

Verkeersborden plaatsen

Opleveren

Werken

Oplevering na verhuizing

Borden ophalen

Werken

Verkeersborden ophalen

Medewerkers uitlenen

Werken

Uitgeleend aan ander bedrijf

Werken in de loods

Loods

Opslagwerk, voorbereiden

Monteren

Monteren

Meubels in elkaar zetten

Demonteren

Demonteren

Meubels uit elkaar halen

Opslag laden

Laden

Goederen in opslag laden

Opslag lossen

Lossen

Goederen uit opslag halen

Inpakken

Inpakken

Inpakservice bij klant

Ons advies: De standaard mapping is goed ingesteld. Pas dit alleen aan als je een specifiek tijdtype anders wilt registreren. De mapping bepaalt hoe uren worden gecategoriseerd in rapportages.

Tips

• Begin met de standaardinstellingen. De mapping is logisch ingesteld. Pas alleen aan als je een specifieke reden hebt.

• Offerte zichtbaar voor medewerkers = bewuste keuze. Bespreek dit met je team. Sommige voormannen willen weten wat er is afgesproken, andere bedrijven willen dit juist niet.

• Verplicht scannen later invoeren. Dit is een grote verandering. Laat je team eerst wennen aan de app voordat je scannen verplicht maakt.

Begin met de standaardinstellingen. De mapping is logisch ingesteld. Pas alleen aan als je een specifieke reden hebt.

Offerte zichtbaar voor medewerkers = bewuste keuze. Bespreek dit met je team. Sommige voormannen willen weten wat er is afgesproken, andere bedrijven willen dit juist niet.

Verplicht scannen later invoeren. Dit is een grote verandering. Laat je team eerst wennen aan de app voordat je scannen verplicht maakt.

Let op

• Agenda te ver vooruit beschikbaar maken betekent dat medewerkers naar een planning kijken die mogelijk nog wijzigt. Na de livegang is 1-2 dagen vooruit meestal genoeg.

• Tijdtypes verkeerd instellen leidt tot onjuiste urenrapportages. Als "Pauze" op "Werken" staat in plaats van "Rusttijd", worden pauzes als productieve uren geregistreerd.

• Datum voor urenregistratie niet instellen kan ertoe leiden dat medewerkers oude afspraken zien en daar uren voor proberen in te voeren.

Agenda te ver vooruit beschikbaar maken betekent dat medewerkers naar een planning kijken die mogelijk nog wijzigt. Na de livegang is 1-2 dagen vooruit meestal genoeg.

Tijdtypes verkeerd instellen leidt tot onjuiste urenrapportages. Als "Pauze" op "Werken" staat in plaats van "Rusttijd", worden pauzes als productieve uren geregistreerd.

Datum voor urenregistratie niet instellen kan ertoe leiden dat medewerkers oude afspraken zien en daar uren voor proberen in te voeren.

Volgende stap: Backoffice, berichtgeving en taken instellen