Features: Backoffice, berichtgeving en taken | Bas Software onboarding portaal

Features: Backoffice, berichtgeving en taken

Stel in hoeveel regels tabellen tonen, welke items standaard worden meegenomen in de beschikbaarheid, wanneer klanten worden gemaild en hoe taaktijden worden berekend.

Features: Backoffice, berichtgeving en taken

Op de pagina Instellingen > Werkwijze > Features staan de instellingen voor de backoffice, klantberichtgeving en taaktijden. In dit artikel behandelen we de secties Backoffice, Klant berichtgeving en Taken.

Ga naar Instellingen > Werkwijze > Features om deze instellingen te bekijken en aan te passen.

Sectie: Backoffice

Deze instellingen bepalen hoe de backoffice eruitziet en hoe de planning werkt.

Regels standaard tonen in tabellen

Wat doet het: Bepaalt hoeveel regels standaard worden weergegeven in tabellen (bijvoorbeeld de medewerkerslijst, dossieroverzicht, facturenlijst).

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Instelling

Resultaat

10 regels (standaard)

Bij 100 items: 10 pagina's

25 regels

Bij 100 items: 4 pagina's

50 regels (aanbevolen)

Bij 100 items: 2 pagina's

Ons advies: Zet dit op 50 regels. Dit geeft sneller overzicht en voorkomt eindeloos doorklikken.

Medewerkers, verhuisliften en verhuiswagens meenemen voor de beschikbaarheid

In de planning zie je per dag een capaciteitscirkel. Dit rondje toont de totale capaciteit en hoeveel daarvan al ingepland is. Als je op een dag klikt, zie je een overzicht met:

• Beschikbare uren - de totale capaciteit (bijv. 10 medewerkers x 8 uur = 80 uur)

• Bevestigde uren ingezet - hoeveel uur al is ingepland

• Planbare uren - wat er nog over is

Beschikbare uren - de totale capaciteit (bijv. 10 medewerkers x 8 uur = 80 uur)

Bevestigde uren ingezet - hoeveel uur al is ingepland

Planbare uren - wat er nog over is

Dit geldt voor drie categorien: Medewerkers, Verhuiswagens en Verhuisliften. Met de volgende drie instellingen bepaal je welke categorien standaard worden meegenomen in deze capaciteitsberekening:

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Instelling

Aanbevolen

Wat het doet

Medewerkers standaard meenemen

Aan

Medewerkerscapaciteit wordt getoond in de cirkels

Verhuisliften standaard meenemen

Aan

Liftcapaciteit wordt getoond in de cirkels

Verhuiswagens standaard meenemen

Aan

Wagencapaciteit wordt getoond in de cirkels

Ons advies: Zet alle drie aan. Zo zie je per dag in een oogopslag of er nog ruimte is om een verhuizing in te plannen, of alle medewerkers, wagens en liften al bezet zijn.

Backoffice medewerkers niet tonen in de planning

Wat doet het: Verbergt backoffice medewerkers uit de planning en telt ze niet mee voor de capaciteitsberekening. Backoffice medewerkers zijn medewerkers die alleen de vaardigheid "Administratie" of "Planner" hebben en verder niets.

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Instelling

Wat er gebeurt

Aan (aanbevolen)

Backoffice medewerkers verschijnen niet in de planning en tellen niet mee voor de capaciteit

Uit (standaard)

Alle medewerkers zijn zichtbaar in de planning, ook kantoorpersoneel

Ons advies: Zet dit aan. Medewerkers die alleen administratie of planning doen, hoeven niet in de verhuisplanning te staan. Ze nemen anders onterecht capaciteit in beslag (hun uren tellen mee als "beschikbare uren" terwijl ze nooit op een klus gaan).

Automatische reistijd standaard uitzetten

Wat doet het: Schakelt de automatische reistijdberekening in of uit bij nieuwe events in de planning.

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Instelling

Wat er gebeurt

Aan (aanbevolen)

Reistijd wordt automatisch berekend op basis van vrachtwagen-routetijden via een API

Uit

Je moet bij elk event zelf de reistijd invullen

Ons advies: Zet dit aan. Bas berekent de reistijd automatisch op basis van daadwerkelijke vrachtwagen-routetijden via een API. Dit is nauwkeuriger dan handmatig inschatten en bespaart je bij elk event tijd.

Bestanden standaard niet tonen voor medewerkers

Wat doet het: Verbergt standaard alle bestanden (documenten, foto's) voor medewerkers in de app.

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Instelling

Wat er gebeurt

Aan

Medewerkers zien standaard geen bestanden in de app

Uit (standaard)

Medewerkers kunnen bestanden zien die als "zichtbaar in app" zijn gemarkeerd

Ons advies: Laat dit uit. Medewerkers moeten plattegronden, parkeervergunningen en andere documenten kunnen bekijken via de app.

Sectie: Klant berichtgeving

Dagen voordat een klus nadert de klant mailen

Wat doet het: Stuurt automatisch een bevestigingsmail naar de klant een aantal dagen voor de verhuizing.

Standaardwaarde: 3 dagen

De e-mail bevat automatisch de datum, verwachte aankomsttijd en de namen van de toegewezen medewerkers.

Ons advies: Houd het op 3 dagen. Dit is vroeg genoeg zodat de klant zich kan voorbereiden, maar niet zo vroeg dat de informatie alweer vergeten is.

Geen ICS bestand meesturen

Wat doet het: Bepaalt of er een ICS-bestand (agenda-uitnodiging) wordt meegestuurd met de bevestigingsmail naar de klant.

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Instelling

Wat er gebeurt

Aan

Geen agenda-uitnodiging bij de bevestigingsmail

Uit (standaard, aanbevolen)

Klant ontvangt een ICS-bestand waarmee de verhuizing direct in zijn agenda komt

Ons advies: Laat dit uit (dus ICS bestand WEL meesturen). Klanten vinden het handig dat de verhuisdatum automatisch in hun agenda verschijnt.

Sectie: Taken

Deze instellingen bepalen wanneer het systeem automatisch taken aanmaakt. Taken verschijnen op de startpagina van de verantwoordelijke medewerker.

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Instelling

Standaard

Wat er gebeurt

Dagen voor de afspraak personeel en materiaal plannen

7

Taak om medewerkers en materiaal in te plannen

Dagen na de verhuizing dozen oppikken

30

Taak om geleende dozen op te halen bij de klant

Dagen voor de verhuizing opslag reserveren

5

Taak om opslagruimte te reserveren

Dagen voor de verhuizing dozen leveren

30

Taak om dozen bij de klant af te leveren

Dagen voor de verhuizing borden plaatsen

5

Taak om verkeersborden te regelen

Dagen voor de verhuizing garantiecertificaat aanpassen

7

Taak om het garantiecertificaat aan te vragen

Dagen voor de verhuizing vergunningen aanvragen

30

Taak om parkeervergunningen aan te vragen

Dag na de afspraak moet de afspraak afgerond zijn

1

Taak om de afspraak administratief af te ronden

Dagen na de verhuizing de factuur versturen

-7

Taak om de factuur te versturen

Let op: Bij "Dagen na de verhuizing de factuur versturen" kan de waarde negatief zijn. -7 betekent dat de taak 7 dagen voor de verhuizing verschijnt. Dit is handig als je de factuur vooraf wilt opstellen en klaar wilt zetten.

Tips

• 50 regels in tabellen bespaart tijd. Je klikt veel minder door pagina's heen.

• Beschikbaarheid altijd meenemen. Met medewerkers, liften en wagens in de beschikbaarheid voorkom je dubbele boekingen.

• Taaktijden bijstellen na de livegang. Na een paar weken werken met Bas weet je of de standaardwaarden realistisch zijn voor jouw bedrijf.

50 regels in tabellen bespaart tijd. Je klikt veel minder door pagina's heen.

Beschikbaarheid altijd meenemen. Met medewerkers, liften en wagens in de beschikbaarheid voorkom je dubbele boekingen.

Taaktijden bijstellen na de livegang. Na een paar weken werken met Bas weet je of de standaardwaarden realistisch zijn voor jouw bedrijf.

Let op

• Vergunningen op 5 dagen is te krap voor de meeste gemeenten. Pas dit aan naar minimaal 14 dagen en het liefst 30 dagen.

• Automatische reistijd uitzetten betekent dat je voor elke verhuizing handmatig de reistijd moet inschatten. Dit kost veel tijd en is foutgevoelig.

• ICS bestand niet meesturen betekent dat klanten de verhuisdatum handmatig in hun agenda moeten zetten. De kans dat ze de datum vergeten is groter.

Vergunningen op 5 dagen is te krap voor de meeste gemeenten. Pas dit aan naar minimaal 14 dagen en het liefst 30 dagen.

Automatische reistijd uitzetten betekent dat je voor elke verhuizing handmatig de reistijd moet inschatten. Dit kost veel tijd en is foutgevoelig.

ICS bestand niet meesturen betekent dat klanten de verhuisdatum handmatig in hun agenda moeten zetten. De kans dat ze de datum vergeten is groter.

Volgende stap: Features: Urenregistratie