Factuurreferenties bij opslag: splitsen en bundelen | Bas Software onboarding portaal
Factuurreferenties bij opslag: splitsen en bundelen
Hoe je met factuurreferenties opslagfacturen splitst of bundelt. Aparte facturen per locatie of project, of juist meerdere opslagen op een factuur.
Factuurreferenties bij opslag: splitsen en bundelen
Met factuurreferenties bepaal je hoe opslagfacturen worden gegroepeerd. Je kunt facturen splitsen (aparte facturen per referentie) of bundelen (meerdere opslagen op een factuur). Dit is vooral nuttig voor zakelijke klanten met meerdere opslaglocaties of projecten onder een debiteur.
Wat is een factuurreferentie?
De factuurreferentie is een vrij tekstveld bij een opslagdossier. Het systeem gebruikt dit veld om te bepalen welke opslagfacturen samen op een factuur komen en welke apart worden gefactureerd.
Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.
Situatie
Factuurreferentie
Resultaat
Leeg gelaten
Geen referentie
Standaard verzamelfactuur
Zelfde referentie bij meerdere opslagen
Bijv. "Hoofdkantoor"
Gebundeld op een factuur
Verschillende referenties bij dezelfde debiteur
Bijv. "Locatie A" en "Locatie B"
Aparte factuur per referentie
Let op: De factuurreferentie is NIET bedoeld voor periodenummering. Het systeem plaatst automatisch de juiste facturatieperiode op de factuur. Je hoeft daar geen referentie voor te gebruiken.
Activering aanvragen
Factuursplitsing op basis van referenties is niet standaard beschikbaar. Bas Software moet deze functie eenmalig voor je activeren.
-
Neem contact op met Bas support via de chat of e-mail.
-
Vraag aan om factuursplitsing op basis van factuurreferenties te activeren.
-
Bas Software activeert de functie voor je omgeving.
Neem contact op met Bas support via de chat of e-mail.
Vraag aan om factuursplitsing op basis van factuurreferenties te activeren.
Bas Software activeert de functie voor je omgeving.
Verwacht resultaat: Na activering kun je bij opslagdossiers het veld factuurreferentie gebruiken om facturen te splitsen of bundelen.
Facturen splitsen met verschillende referenties
Splitsen gebruik je wanneer een debiteur aparte facturen wil ontvangen per locatie, project of afdeling. Je vult bij elk opslagdossier een unieke referentie in. Het systeem maakt dan per referentie een aparte factuur aan, allemaal gericht aan dezelfde debiteur.
Voorbeeld: woningcorporatie met meerdere woningen
Een woningcorporatie slaat inboedels op van verschillende adressen. Alle facturen gaan naar dezelfde debiteur (de woningcorporatie), maar de corporatie wil per woning een aparte factuur voor hun eigen boekhouding.
-
Maak per woning een opslagdossier aan met de woningcorporatie als debiteur.
-
Vul bij elk dossier een unieke factuurreferentie in, bijvoorbeeld het adres van de woning.
-
Het systeem genereert per referentie een aparte conceptfactuur.
Maak per woning een opslagdossier aan met de woningcorporatie als debiteur.
Vul bij elk dossier een unieke factuurreferentie in, bijvoorbeeld het adres van de woning.
Het systeem genereert per referentie een aparte conceptfactuur.
Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.
Dossier
Debiteur
Factuurreferentie
Factuur
Opslag inboedel A
Woningcorporatie Ons Huis
Kerkstraat 12
Factuur 1
Opslag inboedel B
Woningcorporatie Ons Huis
Dorpsplein 8
Factuur 2
Opslag inboedel C
Woningcorporatie Ons Huis
Lindelaan 45
Factuur 3
Verwacht resultaat: Drie aparte facturen, elk met de eigen referentie, allemaal gericht aan dezelfde debiteur.
Facturen bundelen met identieke referenties
Bundelen gebruik je wanneer meerdere opslagen bij dezelfde debiteur op een gezamenlijke factuur moeten staan. Je vult bij alle betreffende dossiers dezelfde referentie in.
-
Open de opslagdossiers die je wilt bundelen.
-
Vul bij elk dossier dezelfde factuurreferentie in, bijvoorbeeld "Projectnaam" of "Afdeling X".
-
Bij de volgende facturatieronde bundelt het systeem alle opslagen met dezelfde referentie op een factuur.
Open de opslagdossiers die je wilt bundelen.
Vul bij elk dossier dezelfde factuurreferentie in, bijvoorbeeld "Projectnaam" of "Afdeling X".
Bij de volgende facturatieronde bundelt het systeem alle opslagen met dezelfde referentie op een factuur.
Verwacht resultaat: Een enkele factuur met alle opslagregels die dezelfde referentie delen.
Tip: Bundeling werkt alleen binnen dezelfde debiteur. Opslagen van verschillende debiteuren met dezelfde referentie worden niet gebundeld.
Splitsen en bundelen combineren
Je kunt splitsen en bundelen combineren bij dezelfde debiteur. Opslagen met dezelfde referentie worden gebundeld, opslagen met een afwijkende referentie worden apart gefactureerd.
Voorbeeld: drie opslagen, twee referenties
Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.
Dossier
Debiteur
Factuurreferentie
Factuur
Opslag unit 1
Klant X
Project Noord
Factuur 1 (gebundeld)
Opslag unit 2
Klant X
Project Noord
Factuur 1 (gebundeld)
Opslag unit 3
Klant X
Project Zuid
Factuur 2 (apart)
Verwacht resultaat: Twee facturen. Unit 1 en 2 staan samen op factuur 1. Unit 3 staat op een aparte factuur 2.
Geen referentie ingevuld
Als je geen factuurreferentie invult, wordt er een standaard verzamelfactuur aangemaakt. Alle opslagen van dezelfde debiteur zonder referentie komen dan samen op een factuur.
Voor particuliere klanten met een enkele opslagunit is dit meestal voldoende. Je hoeft dan niets in te vullen bij de factuurreferentie.
Wanneer gebruik je factuurreferenties?
Factuurreferenties zijn vooral nuttig voor zakelijke opslagklanten met complexe facturatiewensen.
Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.
Situatie
Factuurreferentie nodig?
Particulier, een opslagunit
Nee
Particulier, meerdere units
Nee (tenzij aparte facturen gewenst)
Woningcorporatie, meerdere woningen
Ja - per woning een unieke referentie
Bedrijf met meerdere afdelingen
Ja - per afdeling een referentie
Bedrijf met meerdere projecten
Ja - per project een referentie
Verzekeringsmaatschappij met schadedossiers
Ja - per dossiernummer een referentie
Tips
-
Gebruik een herkenbare referentie die je klant ook terugziet op de factuur, zoals een adres, projectnaam of dossiernummer
-
Spreek met je klant af welke referentie je gebruikt, zodat de factuur aansluit bij hun boekhouding
-
Bij particuliere klanten zonder speciale wensen laat je de referentie leeg
-
Test de factuursplitsing eerst met een enkele klant voordat je het breed uitrolt
Gebruik een herkenbare referentie die je klant ook terugziet op de factuur, zoals een adres, projectnaam of dossiernummer
Spreek met je klant af welke referentie je gebruikt, zodat de factuur aansluit bij hun boekhouding
Bij particuliere klanten zonder speciale wensen laat je de referentie leeg
Test de factuursplitsing eerst met een enkele klant voordat je het breed uitrolt
Let op
-
Factuursplitsing moet eerst geactiveerd worden door Bas Software - het is niet standaard beschikbaar
-
De factuurreferentie is niet bedoeld voor periodenummering - het systeem zet automatisch de juiste periode op de factuur
-
Bundeling werkt alleen binnen dezelfde debiteur - verschillende debiteuren met dezelfde referentie worden niet gebundeld
-
Als je een referentie wijzigt bij een bestaand dossier, geldt dit vanaf de volgende facturatieronde
Factuursplitsing moet eerst geactiveerd worden door Bas Software - het is niet standaard beschikbaar
De factuurreferentie is niet bedoeld voor periodenummering - het systeem zet automatisch de juiste periode op de factuur
Bundeling werkt alleen binnen dezelfde debiteur - verschillende debiteuren met dezelfde referentie worden niet gebundeld
Als je een referentie wijzigt bij een bestaand dossier, geldt dit vanaf de volgende facturatieronde
Volgende artikel: Wanneer start je met HRM?