Verhuizing via opslag: de complete workflow | Bas Software onboarding portaal

Verhuizing via opslag: de complete workflow

Hoe werkt een verhuizing via opslag in Bas? Van dossier aanmaken tot uitslag en facturatie. Inclusief pakketinstelling, opslagregels, meerdere factuurmomenten en gespreide opslag.

Verhuizing via opslag: de complete workflow

Bij een rechtstreekse verhuizing gaat alles in een keer van A naar B. Bij een verhuizing via opslag zit daar een opslagperiode tussen. Dat verandert de hele workflow: je hebt twee verhuismomenten, meerdere factuurmomenten en een doorlopende opslagfacturatie.

Dit artikel beschrijft de volledige workflow van begin tot eind.

Rechtstreeks vs. via opslag

Het verschil tussen beide workflows:

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Rechtstreeks

Via opslag

Verhuismomenten

1 (laden + lossen op dezelfde dag of opeenvolgende dagen)

2 (inslag en uitslag, vaak weken of maanden uit elkaar)

Factuurmomenten

1 (na de verhuizing)

Minimaal 3 (inslag + maandelijkse opslag + uitslag)

Offerte-template

Standaard

Aparte template met opslagtekst

Extra kosten

Geen

Handelingskosten container, opslagkosten per maand

Planning

1 planningsblok

2 aparte planningsblokken (inslag + uitslag)

Stap 1 - Dossier aanmaken met pakket "Via opslag"

Bij het aanmaken van een nieuw dossier kies je het pakket Via opslag. Dit is een apart pakket met een andere factuuropbouw dan een rechtstreekse verhuizing.

1. Klik op Nieuwe verhuizing

2. Vul het laadadres in (de huidige woning van de klant)

3. Vul het losadres in (de toekomstige woning, als dat al bekend is)

4. Vul de klantgegevens in

5. Selecteer het pakket Via opslag

Klik op Nieuwe verhuizing

Vul het laadadres in (de huidige woning van de klant)

Vul het losadres in (de toekomstige woning, als dat al bekend is)

Vul de klantgegevens in

Selecteer het pakket Via opslag

Het systeem weet nu dat er een opslagperiode tussen zit. Het opslagadres (je loods) wordt automatisch als tussenstop meegenomen.

Tip: Is het losadres nog niet bekend? Vul dan "Onbekend" in of laat het veld open. Je kunt het later aanvullen zodra de klant een nieuw adres heeft.

Verwacht resultaat: een dossier met het pakket "Via opslag" en de juiste adressen.

Stap 2 - Taxatie uitvoeren

De taxatie werkt hetzelfde als bij een rechtstreekse verhuizing. Je loopt kamer voor kamer door en registreert de inventaris.

Het verschil: bij een verhuizing via opslag kun je per kamer of per meubel aangeven of het naar opslag gaat. Niet alles hoeft mee naar de opslag. Soms gaat een deel rechtstreeks naar het nieuwe adres en een deel naar de opslag.

1. Start de taxatietool vanuit het dossier

2. Voeg ruimtes toe en registreer de meubels per ruimte

3. Geef per kamer of per meubel aan wat naar opslag gaat

4. Selecteer de diensten (demonteren, inpakken, enzovoorts)

5. Maak foto's en voeg notities toe

Start de taxatietool vanuit het dossier

Voeg ruimtes toe en registreer de meubels per ruimte

Geef per kamer of per meubel aan wat naar opslag gaat

Selecteer de diensten (demonteren, inpakken, enzovoorts)

Maak foto's en voeg notities toe

Verwacht resultaat: een complete inventarisatie met duidelijk onderscheid tussen wat naar opslag gaat en wat niet.

Stap 3 - Offerte opmaken met opslagregels

De offerte bij een verhuizing via opslag bevat extra regels die je niet ziet bij een rechtstreekse verhuizing. Het pakket "Via opslag" genereert automatisch een andere factuuropbouw.

Typische offerteregels bij via opslag

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Regel

Omschrijving

Voorbeeld

Verhuiskosten (inslag)

Laden bij klant, transport naar opslag

EUR 1.800

Handelingskosten container

Op- en afladen van de container (per handeling)

EUR 175 per handeling

Opslagkosten per maand

Maandelijkse huur van de opslagruimte

EUR 95 per maand

Verhuiskosten (uitslag)

Laden vanuit opslag, transport naar nieuw adres

EUR 1.200

Garantiecertificaat

Optioneel

EUR 45

De handelingskosten container worden standaard twee keer berekend: een keer bij inslag (container laden) en een keer bij uitslag (container lossen). Dit bedrag stel je in als vaste regel in je pakket, zodat het automatisch op elke via-opslag-offerte verschijnt.

Offerte-template

Bij het pakket "Via opslag" hoort een aparte offerte-template. Deze bevat aangepaste tekst, bijvoorbeeld: "Verhuizing van uw huidige woning via onze opslag naar [nieuw adres]."

Controleer de offerte-template bij het inrichten van je pakketten. De template wordt automatisch geselecteerd zodra je het pakket "Via opslag" kiest.

Tip: Vermeld de handelingskosten container apart op de offerte. Klanten waarderen deze transparantie.

Verwacht resultaat: een offerte met de verhuiskosten, handelingskosten, opslagkosten en eventuele extra diensten.

Stap 4 - Inslag plannen

Na akkoord van de klant plan je de inslag. Dit is het moment waarop de spullen worden opgehaald bij de klant en naar je opslag worden gebracht.

1. Open het dossier

2. Ga naar Planning of Data

3. Klik op Inplannen

4. Selecteer het type dienst: Opslag laden

5. Kies de datum en stel de start- en eindtijd in

6. Voeg medewerkers en voertuigen toe

7. Reserveer een container of kist (via het opslag-tabblad in het dossier)

8. Voeg notities toe voor de medewerkers

Open het dossier

Ga naar Planning of Data

Klik op Inplannen

Selecteer het type dienst: Opslag laden

Kies de datum en stel de start- en eindtijd in

Voeg medewerkers en voertuigen toe

Reserveer een container of kist (via het opslag-tabblad in het dossier)

Voeg notities toe voor de medewerkers

De verhuizers zien in de app welke container of kist gereserveerd is. Ze weten precies wat er mee moet en waar het naartoe gaat.

Verwacht resultaat: een geplande inslagafspraak met medewerkers, voertuig en gereserveerde opslagunit.

Stap 5 - Facturatie bij inslag

Na de inslag factureer je het eerste deel. Bij een verhuizing via opslag werk je met meerdere factuurmomenten. Het eerste moment is de inslag.

Ga naar het dossier > Financieel > Factuurmomenten. Je ziet de factuurmomenten die bij het pakket horen. Het eerste moment bevat de verhuiskosten voor de inslag en de handelingskosten.

Klik op Factuur klaarzetten om een conceptfactuur aan te maken. Controleer de factuur en verstuur deze.

Tip: Gebruik een vast bedrag per factuurmoment in plaats van een percentage. Bij verhuizingen via opslag werkt een vast bedrag duidelijker dan 50/50 verdelen.

Stap 6 - Opslagperiode en maandelijkse facturatie

Tijdens de opslagperiode worden de opslagkosten automatisch gefactureerd. Het systeem genereert conceptfacturen op basis van de frequentie die je hebt ingesteld.

Periodiciteit instellen

Stel de facturatiefrequentie in bij het koppelen van de opslagunit aan het dossier:

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Frequentie

Wanneer geschikt

Maandelijks

Standaard keuze voor de meeste klanten

Per kwartaal

Vaste klanten met langdurige opslag

Per jaar

Jaarcontracten

Weekprijzen omrekenen naar maandprijzen

Veel verhuizers zijn gewend om per week of per vier weken te factureren. Bas werkt met maandelijkse facturatie. De omrekenformule:

Rekenvoorbeeld:

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Weekprijs

Berekening

Maandprijs

EUR 25

25 x 52 / 12

EUR 108,33

EUR 42

42 x 52 / 12

EUR 182,00

EUR 60

60 x 52 / 12

EUR 260,00

Of als je gewend bent aan vierwekelijkse facturatie (13 periodes per jaar):

Rekenvoorbeeld:

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Vierwekelijks

Berekening

Maandprijs

EUR 100

100 x 13 / 12

EUR 108,33

EUR 168

168 x 13 / 12

EUR 182,00

Het jaarbedrag blijft identiek. Alleen de verdeling per maand is anders dan per vier weken.

Startdatum en laatst gefactureerde datum

Stel de laatst gefactureerde datum in. Dit is de datum tot wanneer de klant al heeft betaald. Het systeem pikt de facturatie vanaf dat moment automatisch op.

Let op: Vul de laatst gefactureerde datum in, niet de startdatum van de opslag. Als je de startdatum invult, probeert het systeem alle gemiste periodes alsnog te factureren.

Verwacht resultaat: het systeem genereert automatisch conceptfacturen op het juiste moment. Je controleert en verstuurt ze.

Stap 7 - Uitslag plannen

Wanneer de klant een nieuw adres heeft, plan je de uitslag. Dit is het tweede verhuismoment: de spullen gaan van je opslag naar het nieuwe adres.

1. Open het dossier

2. Vul het losadres aan als dat nog niet was ingevuld

3. Ga naar Planning of Data

4. Klik op Opnieuw plannen of Nieuwe afspraak

5. Selecteer het type dienst: Opslag lossen

6. Kies de datum en stel de start- en eindtijd in

7. Voeg medewerkers en voertuigen toe

8. Voeg notities toe

Open het dossier

Vul het losadres aan als dat nog niet was ingevuld

Ga naar Planning of Data

Klik op Opnieuw plannen of Nieuwe afspraak

Selecteer het type dienst: Opslag lossen

Kies de datum en stel de start- en eindtijd in

Voeg medewerkers en voertuigen toe

Voeg notities toe

Het systeem weet welke container of kist aan dit dossier gekoppeld is. De verhuizers zien dit in de app.

Verwacht resultaat: een geplande uitslagafspraak als apart event binnen hetzelfde dossier.

Stap 8 - Facturatie bij uitslag

Na de uitslag factureer je het laatste deel: de verhuiskosten van opslag naar het nieuwe adres, plus de handelingskosten voor het lossen van de container.

Ga naar het dossier > Financieel > Factuurmomenten. Klik op het tweede factuurmoment en maak de factuur klaar.

Bij vroegtijdige uitslag (de klant haalt zijn spullen op voordat de gefactureerde opslagperiode afloopt) berekent het systeem automatisch een creditnota voor het teveel betaalde bedrag.

Verwacht resultaat: de uitslag is gefactureerd en eventueel resterende opslagkosten zijn gecrediteerd.

Overzicht factuurmomenten

Bij een verhuizing via opslag heb je minimaal drie soorten factuurmomenten:

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Moment

Wat je factureert

Wanneer

1. Inslag

Verhuiskosten laden + handelingskosten container

Na de inslag

2. Opslag (doorlopend)

Opslagkosten per maand

Maandelijks, automatisch

3. Uitslag

Verhuiskosten lossen + handelingskosten container

Na de uitslag

Tip: De eerste opslagfactuur kun je apart versturen of bij de inslagfactuur voegen. De meeste verhuizers factureren de opslag apart, zodat klanten niet schrikken van een hoog totaalbedrag op een enkele factuur.

Gespreide opslag

Niet alle spullen passen altijd in een enkele container of kist. Soms worden de goederen verdeeld over meerdere locaties in je loods: pallets op een stellage, losse meubels in een hoek, dozen op een andere verdieping.

Dit heet gespreide opslag. In Bas maak je hiervoor een gespreid opslagdossier aan in het WMS. In plaats van een containernummer registreer je per item of per regel wat er opgeslagen staat en op welke locatie.

Wanneer gebruik je gespreide opslag?

• De spullen passen niet in een container of kist

• De klant heeft items van verschillende afmetingen (pallets, kasten, fietsen)

• De spullen staan fysiek verspreid door je loods

De spullen passen niet in een container of kist

De klant heeft items van verschillende afmetingen (pallets, kasten, fietsen)

De spullen staan fysiek verspreid door je loods

Facturatie bij gespreide opslag

De facturatie werkt hetzelfde als bij containeropslag. Je stelt een tarief in per maand en het systeem genereert conceptfacturen op basis van de frequentie.

Bewaarnemingsovereenkomst

Bij opslag is een bewaarnemingsovereenkomst gebruikelijk. Dit document legt vast wat er opgeslagen wordt, tegen welke voorwaarden en voor welke prijs.

In Bas kun je de bewaarnemingsovereenkomst uploaden als document bij het dossier of bij de specifieke opslagunit in het WMS. Zo is het document altijd terug te vinden.

De bewaarnemingsovereenkomst wordt op dit moment nog handmatig opgesteld. Upload het ondertekende document bij het dossier via Documenten > Uploaden. Vink eventueel Zichtbaar in app aan als de verhuizers het document moeten kunnen inzien.

Het pakket "Via opslag" inrichten

Het pakket "Via opslag" bevat de regels die automatisch op de offerte verschijnen. Richt dit in bij Instellingen > Pakketten.

Regels in het pakket

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Regel

Type

Voorbeeld

Verhuiskosten (inslag)

Berekend op basis van kubus/uren

Variabel

Handelingskosten container

Vast bedrag, standaard 2x

EUR 175 per handeling

Opslagkosten per maand

Herhaalregel (doorlopend)

EUR 95 per maand

Verhuiskosten (uitslag)

Berekend op basis van kubus/uren

Variabel

De handelingskosten container stel je in als vaste regel. Het systeem neemt deze automatisch mee op elke offerte met dit pakket. Standaard twee keer: een bij inslag, een bij uitslag.

De opslagkosten per maand stel je in als herhaalregel. Het systeem factureert dit bedrag automatisch volgens de ingestelde frequentie.

Veelgemaakte fouten

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Fout

Gevolg

Hoe te voorkomen

Pakket "Rechtstreeks" gekozen in plaats van "Via opslag"

Geen opslagregels op de offerte

Controleer het pakket bij het aanmaken van het dossier

Handelingskosten vergeten in het pakket

Klant wordt niet gefactureerd voor in-/uitslag

Stel handelingskosten in als vaste regel in het pakket

Startdatum als laatst gefactureerde datum ingevuld

Systeem factureert alle gemiste maanden

Vul altijd de laatst gefactureerde datum in

Alle containers op een totaalprijs gezet

Bij uitslag van een container valt de rest op EUR 0

Vul het tarief per container apart in

Uitslag niet als apart event gepland

Verhuizers weten niet dat het om een opslag-uitslag gaat

Plan inslag en uitslag als aparte events

Tips

• Gebruik altijd het pakket "Via opslag". Alleen dan krijg je de juiste offerte-template en factuuropbouw.

• Plan inslag en uitslag als twee aparte events. Dat geeft de medewerkers en de planning duidelijkheid.

• Factureer de eerste opslagmaand apart. Niet bij de verhuisfactuur erbij.

• Reserveer de container of kist vooraf. Zo weten de verhuizers welke unit klaarstaat.

• Vermeld handelingskosten transparant op de offerte. Klanten waarderen duidelijke kostenopbouw.

Gebruik altijd het pakket "Via opslag". Alleen dan krijg je de juiste offerte-template en factuuropbouw.

Plan inslag en uitslag als twee aparte events. Dat geeft de medewerkers en de planning duidelijkheid.

Factureer de eerste opslagmaand apart. Niet bij de verhuisfactuur erbij.

Reserveer de container of kist vooraf. Zo weten de verhuizers welke unit klaarstaat.

Vermeld handelingskosten transparant op de offerte. Klanten waarderen duidelijke kostenopbouw.

Let op

• Meerdere factuurmomenten. Een verhuizing via opslag heeft minimaal drie soorten facturen. Houd het overzicht.

• Weekprijs naar maandprijs omrekenen. Het jaarbedrag blijft gelijk, maar het maandbedrag is iets hoger dan 4x de weekprijs. Bereid je voor op vragen van klanten.

• Creditering bij vroegtijdige uitslag. Het systeem regelt dit automatisch, maar controleer de creditnota voordat je deze verstuurt.

• Bewaarnemingsovereenkomst uploaden. Sla het ondertekende document op bij het dossier of de opslagunit.

Meerdere factuurmomenten. Een verhuizing via opslag heeft minimaal drie soorten facturen. Houd het overzicht.

Weekprijs naar maandprijs omrekenen. Het jaarbedrag blijft gelijk, maar het maandbedrag is iets hoger dan 4x de weekprijs. Bereid je voor op vragen van klanten.

Creditering bij vroegtijdige uitslag. Het systeem regelt dit automatisch, maar controleer de creditnota voordat je deze verstuurt.

Bewaarnemingsovereenkomst uploaden. Sla het ondertekende document op bij het dossier of de opslagunit.

Volgende artikel: Bewaarnemingsovereenkomst en opslagcontracten

Volgende artikel: Factuurreferenties bij opslag: splitsen en bundelen