Teams begrijpen | Bas Software onboarding portaal
Teams begrijpen
Leer waarom teams essentieel zijn in Bas en bekijk de 8 standaard teams die automatisch worden aangemaakt. Elke medewerker ziet alleen de taken die bij zijn functie horen.
Teams begrijpen
In Bas worden taken automatisch aangemaakt bij bepaalde gebeurtenissen: een nieuwe offerte-aanvraag, een verhuizing die ingepland moet worden, een factuur die verstuurd moet worden. Maar wie pakt die taken op? Dat bepaal je met teams.
Door medewerkers aan teams te koppelen, ziet iedereen alleen de taken die bij zijn of haar functie horen. De planner ziet planningstaken, de facturatieafdeling ziet facturatietaken, en de verkoper ziet verkooptaken. Zonder teams ziet iedereen alles - en dat wordt al snel onoverzichtelijk.
Waarom teams?
Bas kent ruim 40 verschillende taken die automatisch worden aangemaakt. Zonder teams komen al die taken bij iedereen in beeld. Dat leidt tot twee problemen:
-
Niemand weet wat hij moet oppakken. Als iedereen alles ziet, voelt niemand zich verantwoordelijk.
-
De takenlijst wordt onwerkbaar. Bij een actief bedrijf met 10+ dossiers per week groeit de takenlijst snel. Als je niet filtert, schrijven mensen hun taken weer op papier - precies wat je wilt voorkomen.
Niemand weet wat hij moet oppakken. Als iedereen alles ziet, voelt niemand zich verantwoordelijk.
De takenlijst wordt onwerkbaar. Bij een actief bedrijf met 10+ dossiers per week groeit de takenlijst snel. Als je niet filtert, schrijven mensen hun taken weer op papier - precies wat je wilt voorkomen.
De oplossing: verdeel de taken over teams. Elk teamlid ziet alleen de taken van zijn eigen team.
De 8 standaard teams
Bas maakt bij het opzetten van het systeem automatisch 8 teams aan. Deze teams dekken de belangrijkste werkprocessen van een verhuisbedrijf. Je hoeft ze niet zelf aan te maken - ze staan er al.
Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.
#
Team
Wat doet dit team
Voorbeeldtaken
1
Algemeen
Vangnet voor taken die nergens anders passen
Algemene meldingen, systeemnotificaties
2
Verkoop
Leads opvolgen, offertes versturen, nabellen
Nieuwe offerte-aanvraag, offerte verlopen, offerte geaccepteerd
3
Planning
Verhuizingen inplannen, medewerkers en voertuigen toewijzen
Taxatie inplannen, verhuizing inplannen, dozenlevering plannen
4
Facturatie
Facturen aanmaken, versturen en opvolgen
Factuur aanmaken, betaling controleren, herinnering versturen
5
Garantiecertificaten
Schouten Zekerheid certificaten aanvragen en goedkeuren
Certificaat aanvragen (5 dagen voor verhuizing), certificaat controleren
6
Boekhoudkoppeling
Synchronisatie met je boekhoudpakket controleren
Factuur synchroniseren met Exact/Snelstart/Yuki
7
Schade
Schademeldingen afhandelen
Schade registreren, foto's beoordelen, schade afhandelen met klant
8
HRM
Verlof, ziekte, declaraties en personeelszaken
Certificaat medewerker verloopt, contract loopt af, jaargesprek plannen
Tip: Begin met deze standaard 8 teams. Ze zijn afgestemd op de typische werkwijze van een verhuisbedrijf. Pas ze later aan als je merkt dat er iets mist of anders moet.
Hoe teams werken
Als een taak wordt aangemaakt (bijvoorbeeld: een nieuwe offerte komt binnen), gebeurt het volgende:
-
Het systeem kijkt naar het team dat aan deze taak gekoppeld is (bijvoorbeeld: team Verkoop)
-
Alle medewerkers die in dat team zitten, zien de taak op hun startpagina
-
Een van de teamleden pakt de taak op en vinkt hem af
-
De taak verdwijnt bij iedereen van de startpagina
Het systeem kijkt naar het team dat aan deze taak gekoppeld is (bijvoorbeeld: team Verkoop)
Alle medewerkers die in dat team zitten, zien de taak op hun startpagina
Een van de teamleden pakt de taak op en vinkt hem af
De taak verdwijnt bij iedereen van de startpagina
Dit betekent: als je in meerdere teams zit, zie je alle taken van die teams. Als je alleen in team Planning zit, zie je alleen planningstaken.
Voorbeelden: wie hoort in welk team?
Hieronder voorbeelden van typische rolverdelingen bij verschillende bedrijfsgroottes.
Klein verhuisbedrijf (2-3 personen)
Bij een kleiner bedrijf doet een persoon vaak meerdere functies. Dat is geen probleem - een medewerker kan in meerdere teams zitten.
Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.
Medewerker
Functie
Teams
Jan
Eigenaar (doet alles)
Alle 8 teams
Lisa
Administratie/planning
Verkoop, Planning, Facturatie, Boekhoudkoppeling
Middelgroot verhuisbedrijf (5-10 personen)
Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.
Medewerker
Functie
Teams
Robert
Eigenaar/directeur
Algemeen, Verkoop, Facturatie
Barbara
Administratie
Facturatie, Boekhoudkoppeling, HRM
Mark
Planner
Planning, Algemeen
Petra
Verkoop binnendienst
Verkoop, Garantiecertificaten
Sandra
Administratief medewerker
Facturatie, Schade
Groot verhuisbedrijf met meerdere vestigingen
Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.
Medewerker
Functie
Vestiging
Teams
Robert
Directeur
Beide
Algemeen, Verkoop
Barbara
Facturatie
Eindhoven
Facturatie, Boekhoudkoppeling
Mark
Planner
Eindhoven
Planning
Dennis
Planner
Veldhoven
Planning
Petra
Verkoop
Eindhoven
Verkoop, Garantiecertificaten
Sandra
HRM
Beide
HRM, Schade
Tip: Maak een lijstje voordat je begint. Schrijf per medewerker op welke taken diegene in de praktijk uitvoert. Dat maakt het toewijzen aan teams veel makkelijker.
Tips
-
Begin met de standaard 8 teams. Pas later aan als je merkt dat er iets mist. De meeste bedrijven komen prima uit met de standaard teams.
-
Test eerst met kleine groep. Voeg eerst een paar teamleden toe en test hoe het werkt. Breid daarna uit naar het hele team.
-
Niet te veel teams aanmaken. Meer teams lijkt overzichtelijk, maar in de praktijk wordt het alleen maar ingewikkelder. Houd het simpel.
-
HRM-taken pas activeren na de livegang. Verlof, ziekte en declaraties zijn een apart project. Activeer deze taken pas als de basisfuncties (verkoop, planning, facturatie) stabiel draaien. Doe dit minimaal een maand na de livegang.
Begin met de standaard 8 teams. Pas later aan als je merkt dat er iets mist. De meeste bedrijven komen prima uit met de standaard teams.
Test eerst met kleine groep. Voeg eerst een paar teamleden toe en test hoe het werkt. Breid daarna uit naar het hele team.
Niet te veel teams aanmaken. Meer teams lijkt overzichtelijk, maar in de praktijk wordt het alleen maar ingewikkelder. Houd het simpel.
HRM-taken pas activeren na de livegang. Verlof, ziekte en declaraties zijn een apart project. Activeer deze taken pas als de basisfuncties (verkoop, planning, facturatie) stabiel draaien. Doe dit minimaal een maand na de livegang.
Let op
-
Alleen backoffice-medewerkers verschijnen in de teamlijst. Medewerkers met alleen de vaardigheid Verhuizer of Voorman (zonder Administratie of Planner) kun je niet aan teams toevoegen. Dat is logisch: zij werken in de app, niet in de backoffice.
-
Te veel teams maakt het systeem onoverzichtelijk. Als je 15 teams hebt, weet niemand meer waar een taak thuishoort. Blijf bij de standaard 8 teams tenzij je een heel goede reden hebt om uit te breiden.
Alleen backoffice-medewerkers verschijnen in de teamlijst. Medewerkers met alleen de vaardigheid Verhuizer of Voorman (zonder Administratie of Planner) kun je niet aan teams toevoegen. Dat is logisch: zij werken in de app, niet in de backoffice.
Te veel teams maakt het systeem onoverzichtelijk. Als je 15 teams hebt, weet niemand meer waar een taak thuishoort. Blijf bij de standaard 8 teams tenzij je een heel goede reden hebt om uit te breiden.
Meer weten?
-
Invoeren teams (voor taken) - Teams aanmaken en samenstellen
-
Alles over taken - Volledig overzicht van het takensysteem
Invoeren teams (voor taken) - Teams aanmaken en samenstellen
Alles over taken - Volledig overzicht van het takensysteem
Volgende stap: Teamleden beheren - voeg medewerkers toe aan teams en regel backup bij ziekte of vakantie.