Opslagstructuur begrijpen | Bas Software onboarding portaal

Opslagstructuur begrijpen

Leer hoe opslag in Bas werkt met de 3-niveau structuur: loods, opslaglocatie en unit. Begrijp wanneer je welke structuur gebruikt.

Opslagstructuur begrijpen

(Alleen als je opslag aanbiedt)

Voordat je begint met het aanmaken van loodsen en opslag, is het belangrijk dat je begrijpt hoe opslag in Bas werkt. Alles bouwt op een structuur van drie niveaus. Als je dit goed snapt, wordt de rest een stuk makkelijker.

Stap 1 - De 3-niveau structuur

Opslag in Bas werkt met een hiërarchie van drie niveaus:

Wat is wat?

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Niveau

Wat is het

Voorbeelden

Loods

Fysieke locatie

Loods Industrieweg, Magazijn Eindhoven

Opslaglocatie

Sectie binnen loods

Hal A, Rij 1, Gang 3, Vak 12

Opslag (unit)

Individuele eenheid

Container 001, Kist 301, Pallet A-1

Let op: Het middenniveau (opslaglocatie) is optioneel. Je kunt ook direct van loods naar units gaan. Dat is voor veel bedrijven voldoende.

Stap 2 - Eenvoudige structuur (zonder opslaglocaties)

Als je minder dan circa 50 containers hebt en je hoeft niet per gang of rij te tracken waar iets staat, gebruik je de eenvoudige structuur. Je slaat dan het middenniveau over.

Voorbeeld:

Wanneer gebruik je dit?

• Je hebt minder dan circa 50 containers of kisten

• Je loods is overzichtelijk en je vindt alles makkelijk

• Je hoeft niet te weten in welke gang of rij iets staat

• Je wilt het simpel houden

Je hebt minder dan circa 50 containers of kisten

Je loods is overzichtelijk en je vindt alles makkelijk

Je hoeft niet te weten in welke gang of rij iets staat

Je wilt het simpel houden

Tip: Begin hier. De meeste bedrijven hebben deze structuur voldoende. Je kunt later altijd opslaglocaties toevoegen als je loods groter wordt.

Stap 3 - Complexe structuur (met opslaglocaties)

Als je meerdere loodsen hebt of binnen een loods wilt weten in welke rij of gang iets staat, gebruik je de complexe structuur. Je gebruikt dan alle drie de niveaus.

Voorbeeld:

Wanneer gebruik je dit?

• Je hebt meerdere loodsen (bijv. Eindhoven en Veldhoven)

• Je wilt binnen een loods weten in welke rij, gang of verdieping iets staat

• Je werkt met stellingen die per vak genummerd zijn

• Je hebt een grote, complexe loods

Je hebt meerdere loodsen (bijv. Eindhoven en Veldhoven)

Je wilt binnen een loods weten in welke rij, gang of verdieping iets staat

Je werkt met stellingen die per vak genummerd zijn

Je hebt een grote, complexe loods

Stap 4 - Simpel of complex: wat past bij jou?

Gebruik deze vuistregel:

Kies voor SIMPEL als:

• Je minder dan 50 containers hebt

• Je een loods hebt op een locatie

• Je alles makkelijk kunt vinden zonder specifieke rijindeling

• Je het overzichtelijk wilt houden

Je minder dan 50 containers hebt

Je een loods hebt op een locatie

Je alles makkelijk kunt vinden zonder specifieke rijindeling

Je het overzichtelijk wilt houden

Kies voor COMPLEX als:

• Je meerdere loodsen hebt

• Je meer dan 50 units hebt

• Je wilt weten in welke rij, gang of vak iets staat

• Je met stellingen werkt die genummerd zijn

Je meerdere loodsen hebt

Je meer dan 50 units hebt

Je wilt weten in welke rij, gang of vak iets staat

Je met stellingen werkt die genummerd zijn

Tip: Bij twijfel: begin simpel. Je kunt later altijd uitbreiden. Maar als je begint met een te complexe structuur die je niet nodig hebt, maak je het jezelf onnodig moeilijk.

Stap 5 - Waar koppel je klanten aan?

Dit is een belangrijk principe: je koppelt klanten altijd aan niveau 3: de unit.

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Niveau

Koppel je klanten hier?

Waarom

Loods

Nee

Dit is de fysieke locatie

Opslaglocatie

Nee

Dit is een sectie binnen de loods

Unit

Ja

Dit is de daadwerkelijke opslagruimte

Een klant huurt nooit "de loods" of "Hal A". Een klant huurt "Container 001" of "Kist 301". Daar koppel je het dossier aan en dat factureer je.

Voorbeelden per bedrijfsgrootte

Klein bedrijf (1 loods, 20 containers)

Structuur: Simpel (loods + units)

Middelgroot bedrijf (1 loods, 80 containers, met rijen)

Structuur: Complex (loods + opslaglocaties + units)

Groot bedrijf (2 loodsen, 200+ containers)

Structuur: Complex (loods + opslaglocaties + units)

Tips

• Bepaal je structuur op papier voordat je begint. Een schone structuur in het systeem begint met een schone structuur op papier. Neem hier 15 minuten de tijd voor.

• Begin simpel. Heb je minder dan 50 containers? Dan heb je waarschijnlijk geen opslaglocaties nodig. Loods + units is voldoende.

• Je kunt later altijd uitbreiden. Start met een simpele structuur en voeg opslaglocaties toe als je loods groter wordt.

• Koppel klanten aan units, niet aan loodsen. Een klant huurt een container, niet een loods.

Bepaal je structuur op papier voordat je begint. Een schone structuur in het systeem begint met een schone structuur op papier. Neem hier 15 minuten de tijd voor.

Begin simpel. Heb je minder dan 50 containers? Dan heb je waarschijnlijk geen opslaglocaties nodig. Loods + units is voldoende.

Je kunt later altijd uitbreiden. Start met een simpele structuur en voeg opslaglocaties toe als je loods groter wordt.

Koppel klanten aan units, niet aan loodsen. Een klant huurt een container, niet een loods.

Let op

• Locatiestructuur te complex maken. Als je begint met Loods > Hal > Rij > Vak > Verdieping > Unit terwijl je maar 30 containers hebt, maak je het onnodig ingewikkeld. Je kunt later altijd uitbreiden.

• Klanten aan de verkeerde niveaus koppelen. Koppel klanten altijd aan units (niveau 3), niet aan loodsen of opslaglocaties.

• Geen structuur bepalen vooraf. Als je begint met invoeren zonder plan, krijg je rommel. Bepaal eerst je structuur op papier.

Locatiestructuur te complex maken. Als je begint met Loods > Hal > Rij > Vak > Verdieping > Unit terwijl je maar 30 containers hebt, maak je het onnodig ingewikkeld. Je kunt later altijd uitbreiden.

Klanten aan de verkeerde niveaus koppelen. Koppel klanten altijd aan units (niveau 3), niet aan loodsen of opslaglocaties.

Geen structuur bepalen vooraf. Als je begint met invoeren zonder plan, krijg je rommel. Bepaal eerst je structuur op papier.

Meer weten?

• Introductie opslag - Overzicht van de opslagmodule en wat je ermee kunt

• Beheer je loodsen - Loodsen aanmaken, bewerken en uitschakelen

• Beheer je opslaglocaties - Opslaglocaties aanmaken en in bulk toevoegen

Introductie opslag - Overzicht van de opslagmodule en wat je ermee kunt

Beheer je loodsen - Loodsen aanmaken, bewerken en uitschakelen

Beheer je opslaglocaties - Opslaglocaties aanmaken en in bulk toevoegen

Volgende stap: Loods aanmaken - maak je eerste loods aan met adres en vierkante meters.