Omzetgroepen aanmaken | Bas Software onboarding portaal

Omzetgroepen aanmaken

Omzetgroepen zijn de vertaalslag tussen Bas en je boekhoudpakket. Goede naamgeving zorgt voor correcte facturatie, snellere offertecreatie en inzichtelijke rapportages.

Omzetgroepen aanmaken

Omzetgroepen zijn de vertaalslag tussen Bas en je boekhoudpakket. Ze bepalen waar elke euro terechtkomt in je boekhouding. Als je ze goed instelt, weet je precies hoeveel omzet je draait op verhuizingen, hoeveel op opslag, hoeveel op dozenservice - en kan je boekhouder zijn werk doen zonder vragen te stellen.

Dit is een van de eerste stappen die je zet bij het inrichten van Bas. Je hebt omzetgroepen nodig voordat je pakketten configureert.

Wat zijn omzetgroepen?

Een omzetgroep is een label dat je aan een factuurregel hangt. Elk label is gekoppeld aan een grootboekrekening in je boekhoudpakket. Wanneer je een factuur verstuurt, weet het boekhoudpakket dankzij de omzetgroep op welke rekening de omzet geboekt moet worden.

Voorbeeld: je maakt een factuur met drie regels:

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Factuurregel

Omzetgroep

Grootboekrekening

Verhuiskosten

Verhuizing particulier

8000

Dozenservice

Dozen verkoop

8050

Garantiecertificaat

Garantiecertificaat

8150

Zonder omzetgroepen komt alles op dezelfde hoop. Je weet dan niet hoeveel omzet je maakt per dienst.

Waarom goede naamgeving cruciaal is

De naam van je omzetgroep moet begrijpelijk zijn voor iedereen die ermee werkt. Niet alleen voor jou of je boekhouder, maar ook voor de medewerker die een factuur opmaakt of een handmatige regel toevoegt.

Voordelen duidelijke naamgeving

• Medewerkers snappen direct wat ze moeten selecteren

• Minder fouten bij factureren

• Snellere offertecreatie

• Betere rapportages

Medewerkers snappen direct wat ze moeten selecteren

Minder fouten bij factureren

Snellere offertecreatie

Betere rapportages

Goede naamgeving

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Omzetgroep

Wat het is

Verhuizing particulier

Alle particuliere verhuisomzet

Verhuizing zakelijk

Alle zakelijke verhuisomzet

Opslag particulier

Opslagomzet van particuliere klanten

Dozen verkoop

Verkoop en verhuur van dozen

Garantiecertificaat

Omzet uit certificaten

Administratiekosten

Vaste fee per dossier

Foute naamgeving

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Fout

Waarom het fout is

"8000"

Niemand weet wat dit betekent

"Intracommunitair 21% artikel 9b verlegd"

Je medewerkers snappen dit niet

"Diversen"

Te vaag, alles belandt in dezelfde bak

"Omzet 1"

Nietszeggend

Let op: De koppeling met de grootboekrekening maak je apart. De naam van de omzetgroep hoeft niet overeen te komen met de grootboekrekeningnaam. Gebruik een naam die je team begrijpt, niet een naam die je boekhouder begrijpt.

Stap 1 - Omzetgroepen openen

Ga naar Instellingen > Werkwijze > Omzetgroepen. Je ziet hier een overzicht van alle omzetgroepen die al in het systeem staan.

Stap 2 - Omzetgroepen aanmaken

Klik op Nieuwe omzetgroep en vul de naam in. Herhaal dit voor elke omzetgroep die je nodig hebt.

Standaard omzetgroepen

Begin met deze lijst en pas aan op basis van je bedrijf:

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

#

Omzetgroep

Wanneer nodig

1

Verhuizing particulier

Altijd

2

Verhuizing zakelijk

Als je zakelijke klanten hebt

3

Opslag

Als je opslag aanbiedt

4

Dozenservice

Als je dozen verkoopt of verhuurt

5

Garantiecertificaat

Als je met certificaten werkt

6

Administratiekosten

Als je een vaste fee per dossier rekent

7

Transport

Als je apart transport factureert

8

Inpakservice

Als je inpakdiensten apart factureert

Tip: Minder is meer. Begin met 5 tot 8 omzetgroepen. Je kunt er later altijd nog bijmaken. Maar als je begint met 20 omzetgroepen, raakt je team in de war.

Stap 3 - Omzetgroepen koppelen aan pakketten

Zodra je omzetgroepen zijn aangemaakt, koppel je ze aan de factuurregels in je pakketten. Elke factuurregel in een pakket heeft een veld Omzetgroep waar je de juiste groep selecteert.

Voorbeeld voor een particulier pakket:

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Factuurregel

Omzetgroep

Verhuiskosten

Verhuizing particulier

Administratiekosten

Administratiekosten

Dozenservice

Dozenservice

Garantiecertificaat

Garantiecertificaat

Inpakservice

Inpakservice

Dit doe je bij het instellen van je pakketten. De omzetgroepen moeten dus eerst bestaan voordat je je pakketten configureert.

Stap 4 - Koppeling met grootboekrekening

De koppeling tussen omzetgroepen en grootboekrekeningen stel je in bij je boekhoudkoppeling. Dit doe je later in het onboarding-traject, samen met je onboarding-specialist.

Per omzetgroep koppel je: 1. Een grootboekrekening in je boekhoudpakket (bijv. 8000, 8050, 8150) 2. Een BTW-code (21% hoog, 0% verlegd, etc.)

Beschikbare koppelingen: Exact Online, SnelStart, Yuki, Reeleeze, Octopus, King Finance, Exact Globe.

Let op: Dit is een stap die je altijd samen met je onboarding-specialist doet. Het vereist dat je weet welke grootboekrekeningen je boekhoudpakket gebruikt. Als je dat niet weet, vraag het aan je boekhouder voordat je de sessie plant.

Waar worden omzetgroepen gebruikt?

Pakketten

Elke factuurregel in een pakket is gekoppeld aan een omzetgroep. Wanneer het systeem een factuur genereert, weet het dankzij de omzetgroep waar de omzet naartoe moet.

Handmatige factuurregels

Als je een extra regel toevoegt aan een factuur (bijv. parkeerkosten), selecteer je handmatig de juiste omzetgroep.

Rapportages

In je rapportages kun je filteren op omzetgroep. Zo zie je hoeveel omzet je hebt gedraaid op verhuizingen, hoeveel op opslag, hoeveel op dozenservice.

Export naar boekhoudpakket

Bij het exporteren van facturen naar je boekhoudpakket stuurt Bas de omzetgroep mee. Je boekhoudpakket boekt de omzet dan automatisch op de juiste grootboekrekening.

Tips

• Begin met 5 tot 8 omzetgroepen. Je kunt er later altijd bijmaken. Te veel omzetgroepen maakt het onoverzichtelijk voor je team.

• Gebruik begrijpelijke namen. "Opslag particulier" is beter dan "8100" of "Diversen".

• Stel je voor: nieuwe medewerker maakt factuur. Kan die persoon zonder uitleg de juiste omzetgroep selecteren? Zo niet, dan is de naam niet goed genoeg.

• Maak omzetgroepen aan voordat je pakketten instelt. Je hebt ze nodig bij het koppelen van factuurregels.

• Bespreek de grootboekrekeningen met je boekhouder. Vraag welke rekeningen je boekhoudpakket gebruikt voordat je de boekhoudkoppeling instelt.

Begin met 5 tot 8 omzetgroepen. Je kunt er later altijd bijmaken. Te veel omzetgroepen maakt het onoverzichtelijk voor je team.

Gebruik begrijpelijke namen. "Opslag particulier" is beter dan "8100" of "Diversen".

Stel je voor: nieuwe medewerker maakt factuur. Kan die persoon zonder uitleg de juiste omzetgroep selecteren? Zo niet, dan is de naam niet goed genoeg.

Maak omzetgroepen aan voordat je pakketten instelt. Je hebt ze nodig bij het koppelen van factuurregels.

Bespreek de grootboekrekeningen met je boekhouder. Vraag welke rekeningen je boekhoudpakket gebruikt voordat je de boekhoudkoppeling instelt.

Let op

• Ontbrekende omzetgroep bij een factuurregel betekent dat de omzet nergens terechtkomt in je boekhouding. Controleer na het instellen van je pakketten of elke factuurregel een omzetgroep heeft.

• Verkeerde koppeling met grootboekrekening merk je pas als je boekhouder belt. Doe altijd een testfactuur naar je boekhoudpakket voordat je live gaat.

• Omzetgroep "Diversen" vermijden. Als alles in "Diversen" belandt, heb je geen enkel inzicht. Maak liever een extra omzetgroep aan.

• Naam wijzigen na gebruik. Je kunt de naam van een omzetgroep later wijzigen zonder dat het de koppeling met je boekhoudpakket beinvloedt.

Ontbrekende omzetgroep bij een factuurregel betekent dat de omzet nergens terechtkomt in je boekhouding. Controleer na het instellen van je pakketten of elke factuurregel een omzetgroep heeft.

Verkeerde koppeling met grootboekrekening merk je pas als je boekhouder belt. Doe altijd een testfactuur naar je boekhoudpakket voordat je live gaat.

Omzetgroep "Diversen" vermijden. Als alles in "Diversen" belandt, heb je geen enkel inzicht. Maak liever een extra omzetgroep aan.

Naam wijzigen na gebruik. Je kunt de naam van een omzetgroep later wijzigen zonder dat het de koppeling met je boekhoudpakket beinvloedt.

Volgende stap: Wat is een pakket?