Materiaal toevoegen | Bas Software onboarding portaal

Materiaal toevoegen

Voeg verhuismaterialen toe zoals dekens, tape en verhuisliften. Belangrijk: vul geen afmetingen in voor materialen die je inlaadt, anders klopt de m3-berekening niet.

Materiaal toevoegen

Materialen zijn de extra spullen die je meeneemt naar een verhuizing, bovenop de standaard uitrusting van je voertuig. Denk aan verhuisliften, rolcontainers, inpakpapier en dekens.

In deze stap voeg je al je materialen toe zodat je ze straks kunt koppelen aan klussen en kunt bijhouden wie wat heeft.

Wat is wel en wat is geen materiaal?

Voordat je begint met invoeren, is het belangrijk om te begrijpen wat Bas bedoelt met "materiaal". Het gaat om de extra's - spullen die je niet standaard in elke auto hebt liggen, maar die je specifiek voor een klus meeneemt of reserveert.

Wel materiaal

Dit zijn de spullen die je als materiaal in Bas registreert:

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Materiaal

Toelichting

Verhuislift (GEDA)

Wordt per klus ingepland

Rolcontainer

Wordt meegenomen naar een klus en teruggebracht

Inpakpapier

Verbruiksmateriaal dat je per klus registreert

Wikkelfolie

Verbruiksmateriaal

Dekens

Als ze apart worden meegegeven bovenop de standaard auto-uitrusting

Rijplaten

Voor bescherming van de vloer of tuin

Geen materiaal

Dit zijn spullen die standaard in je auto liggen. Je hoeft ze niet als materiaal te registreren:

• Sjorbanden - Standaard auto-uitrusting

• Sleutels en gereedschap - Standaard auto-uitrusting

• Dranghekken - Standaard auto-uitrusting

• Meubelrollers - Standaard auto-uitrusting

Sjorbanden - Standaard auto-uitrusting

Sleutels en gereedschap - Standaard auto-uitrusting

Dranghekken - Standaard auto-uitrusting

Meubelrollers - Standaard auto-uitrusting

De vuistregel is: als iedereen in je team weet dat dit standaard in de auto hoort te liggen, dan is het geen materiaal in Bas. Materiaal is alles wat je extra inplant voor een specifieke klus.

Stap 1 - Materiaaloverzicht openen

Ga naar WMS > Materiaal. Je ziet hier een overzicht van alle materialen die in het systeem staan. Bij een nieuwe omgeving is dit overzicht leeg.

Klik op Nieuw materiaal om je eerste materiaal toe te voegen.

Stap 2 - Materiaalgegevens invullen

Vul de volgende gegevens in per materiaal:

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Veld

Wat vul je in

Voorbeeld

Naam

Een herkenbare naam

Rolcontainer

Inkoopprijs

Wat jij betaalt (ex BTW)

EUR 150,00

Verkoopprijs

Wat de klant betaalt per gebruik (ex BTW)

EUR 25,00

Leverancier

Wie levert dit materiaal

Voorbeeld Verpakkingen

Prijzen instellen

Bij materialen heb je twee soorten prijzen:

• Inkoopprijs - wat het materiaal jou heeft gekost. Handig voor afschrijving en vervangingsplanning.

• Verkoopprijs - wat je de klant in rekening brengt voor het gebruik. Bij een rolcontainer is dit bijvoorbeeld de huurprijs per klus.

Inkoopprijs - wat het materiaal jou heeft gekost. Handig voor afschrijving en vervangingsplanning.

Verkoopprijs - wat je de klant in rekening brengt voor het gebruik. Bij een rolcontainer is dit bijvoorbeeld de huurprijs per klus.

Tip: Niet elk materiaal heeft een verkoopprijs. Dekens en rijplaten worden vaak niet apart doorberekend aan de klant, maar zitten in de totaalprijs van de verhuizing. Vul dan alleen de inkoopprijs in voor je eigen overzicht.

Stap 3 - Afmetingen: wel of niet invullen?

Dit is het meest cruciale punt bij het toevoegen van materialen. De vraag is simpel maar de gevolgen zijn groot: vul je afmetingen in, of niet?

De regel

Vraag jezelf af: neemt dit materiaal laadruimte in beslag in de verhuiswagen?

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Situatie

Afmetingen invullen?

Voorbeeld

Het materiaal wordt gevuld met spullen van de klant

Nee

Rolcontainer, meterbak

Het materiaal neemt zelf ruimte in

Ja

Rijplaten, houten kist (leeg)

Het materiaal is een verbruiksartikel

Nee

Inpakpapier, wikkelfolie, etiketten

Waarom is dit zo belangrijk?

Als je afmetingen invult bij een materiaal, wordt dat materiaal meegerekend in de kubusberekening. Het systeem denkt dan: "Deze rolcontainer neemt X m3 in beslag in de verhuiswagen."

Maar een rolcontainer wordt juist gevuld met spullen van de klant. De inhoud van de rolcontainer telt al mee als kubus. Als je dan ook nog de rolcontainer zelf meetelt, tel je het volume dubbel.

Let op: Dit is een kritieke valkuil. Vul geen afmetingen in bij materialen die als container dienen en gevuld worden met spullen van de klant. Een rolcontainer met afmetingen in het systeem levert een foutieve kubusberekening op.

Stap 4 - Leverancier koppelen

Net als bij dozen koppel je een leverancier aan je materiaal. Dit geeft je inzicht in je inkoopkosten en maakt het mogelijk om voorraad bij te houden.

1. Klik op het + naast het veld Leverancier

2. Vul de leveranciersnaam in

3. Optioneel: vul contactgegevens in

4. Klik op Opslaan

Klik op het + naast het veld Leverancier

Vul de leveranciersnaam in

Optioneel: vul contactgegevens in

Klik op Opslaan

Als je al een leverancier hebt aangemaakt bij het invoeren van dozen, kun je die hier gewoon selecteren uit de lijst.

Stap 5 - Opslaan en herhalen

Klik op Opslaan. Je eerste materiaal staat nu in het systeem.

Herhaal stap 2 t/m 4 voor elk materiaal dat je gebruikt. Loop je materialenlijst door en vraag je bij elk item af:

• Is dit een extra dat ik per klus inplan? Dan toevoegen als materiaal.

• Is dit standaard auto-uitrusting? Dan niet toevoegen.

• Wordt het gevuld met klantspullen? Dan geen afmetingen invullen.

Is dit een extra dat ik per klus inplan? Dan toevoegen als materiaal.

Is dit standaard auto-uitrusting? Dan niet toevoegen.

Wordt het gevuld met klantspullen? Dan geen afmetingen invullen.

De GEDA-discussie: materiaal of voertuig?

Bij vrijwel elk verhuisbedrijf komt dezelfde vraag: "Waar registreer ik de verhuislift (GEDA)?" Het antwoord hangt af van hoe je de GEDA gebruikt.

Optie 1: GEDA als materiaal (aanbevolen voor de meeste bedrijven)

Kies deze optie als je: - Alleen wilt vastleggen dat de GEDA mee moet naar een klus - Geen capaciteitsplanning nodig hebt voor de GEDA - Een of twee GEDA's hebt

De GEDA verschijnt dan als materiaal dat je aan een klus koppelt. Je team ziet: "GEDA mee naar deze klus." Klaar.

Optie 2: GEDA als voertuig

Kies deze optie als je: - Meerdere GEDA's hebt - In de planning wilt zien wie welke GEDA krijgt - Capaciteitsplanning wilt voor je GEDA's

De GEDA verschijnt dan als eigen rij in de planning (als type Voertuig, niet als Vrachtwagen).

De vuistregel

"Als je er niet om vecht, maak hem aan bij materiaal."

Heb je een of twee GEDA's en is het nooit een discussie wie hem krijgt? Maak hem dan aan als materiaal. Dat is het eenvoudigst.

Tip: Begin met de GEDA als materiaal. Als je later merkt dat je er toch capaciteitsplanning voor nodig hebt, kun je alsnog overstappen naar de voertuig-optie.

Voorbeeld: typische materialenlijst

Hieronder een voorbeeld van een complete materialenlijst:

Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.

Naam

Afmetingen

Inkoopprijs

Verkoopprijs

Toelichting

Rolcontainer

Geen

EUR 150,00

EUR 25,00

Wordt gevuld, dus geen afmetingen

Verhuislift (GEDA)

Geen

EUR 8.000,00

EUR 150,00

Als materiaal geregistreerd

Inpakpapier (rol)

Geen

EUR 15,00

EUR 5,00

Verbruiksmateriaal

Wikkelfolie (rol)

Geen

EUR 8,00

EUR 3,00

Verbruiksmateriaal

Dekens (set van 10)

Geen

EUR 45,00

--

Niet apart doorberekend

Rijplaten (set van 4)

200 x 80 x 3 cm

EUR 120,00

EUR 35,00

Neemt wel laadruimte in

Let op dat de meeste materialen geen afmetingen hebben. Alleen de rijplaten hebben afmetingen omdat ze zelf laadruimte innemen en niet gevuld worden met klantspullen.

Tips

• Begin met je 5-8 meest gebruikte materialen. Je kunt later altijd materialen toevoegen.

• Registreer alleen de extra's. Standaard auto-uitrusting (sjorbanden, gereedschap) hoef je niet toe te voegen.

• Twijfel je over de GEDA? Kies materiaal. De meeste bedrijven hebben genoeg aan de GEDA als materiaal.

• Vul de inkoopprijs in voor dure materialen. Bij een verhuislift van EUR 8.000 of een set rijplaten van EUR 120 is het nuttig om de inkoopprijs te registreren.

• Koppel de leverancier direct. Net als bij dozen: doe het in een keer goed.

Begin met je 5-8 meest gebruikte materialen. Je kunt later altijd materialen toevoegen.

Registreer alleen de extra's. Standaard auto-uitrusting (sjorbanden, gereedschap) hoef je niet toe te voegen.

Twijfel je over de GEDA? Kies materiaal. De meeste bedrijven hebben genoeg aan de GEDA als materiaal.

Vul de inkoopprijs in voor dure materialen. Bij een verhuislift van EUR 8.000 of een set rijplaten van EUR 120 is het nuttig om de inkoopprijs te registreren.

Koppel de leverancier direct. Net als bij dozen: doe het in een keer goed.

Let op

• Afmetingen invullen bij materialen die je inlaadt is de meest kritieke fout. Een rolcontainer met afmetingen in het systeem zorgt voor een foutieve kubusberekening.

• Standaard auto-uitrusting als materiaal registreren maakt je materialenlijst onnodig lang. Sjorbanden, gereedschap en dranghekken horen daar niet thuis.

• GEDA als voertuig registreren terwijl je er maar een hebt voegt onnodige complexiteit toe aan je planning. Kies in dat geval voor materiaal.

• Verkoopprijs niet instellen bij materialen die je doorberekent betekent dat je medewerkers geen prijs zien wanneer ze materiaal aan een klus koppelen.

Afmetingen invullen bij materialen die je inlaadt is de meest kritieke fout. Een rolcontainer met afmetingen in het systeem zorgt voor een foutieve kubusberekening.

Standaard auto-uitrusting als materiaal registreren maakt je materialenlijst onnodig lang. Sjorbanden, gereedschap en dranghekken horen daar niet thuis.

GEDA als voertuig registreren terwijl je er maar een hebt voegt onnodige complexiteit toe aan je planning. Kies in dat geval voor materiaal.

Verkoopprijs niet instellen bij materialen die je doorberekent betekent dat je medewerkers geen prijs zien wanneer ze materiaal aan een klus koppelen.

Volgende stap: Voertuigen toevoegen - voeg je verhuiswagens en bakwagens toe met afmetingen en kosten.