Factuur en dossier afronding: tips en aandachtspunten | Bas Software onboarding portaal
Factuur en dossier afronding: tips en aandachtspunten
Genereer de factuur, verstuur deze naar de klant en rond het dossier af. De laatste stappen van de verhuizing.
Factuur en dossier afronding
Na uitvoering van de verhuizing maak je de factuur op. Het systeem vult automatisch de regels in op basis van je pakket en offerte. Controleer de factuur en verstuur deze naar de klant.
Stap 1 - Dossierstatus op "Afhandelen" zetten
Voordat je begint met factureren, zet je de dossierstatus altijd eerst op "Afhandelen". Dit doe je in het dossieroverzicht door de status te wijzigen.
Let op: Deze stap is verplicht. Als je gaat factureren zonder de status op "Afhandelen" te zetten, kan het systeem niet correct bepalen dat de verhuizing is uitgevoerd en de factuur mag worden opgemaakt.
Stap 2 - Factuur aanmaken
Open het dossier en klik op Factuur opmaken.
Het systeem vult automatisch de factuurregels in op basis van: - Het pakket (factuurregels) - De offerte (bedragen) - Bij nakalkulatie: de geregistreerde uren uit de app
Je krijgt een conceptfactuur.
Stap 3 - Factuurregels controleren
Loop elke regel na:
Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.
Wat
Check
Bedragen
Komen ze overeen met de offerte?
Omzetgroep
Heeft elke regel een omzetgroep?
BTW
Klopt het BTW-percentage? (21% voor particulier)
Vervaldatum
Is de vervaldatum correct? (bijv. 14 dagen)
Eventueel aanpassen
Je kunt bedragen en regels aanpassen als er meerwerk of minderwerk is. Voeg een notitie toe aan de factuur om wijzigingen te verantwoorden.
Let op: Factureer altijd vanuit het dossier. Nooit een factuur zoeken in het financiele overzicht. Altijd via het dossier.
Eenmalige kosten toevoegen
Bij eenmalige kosten zoals parkeerkosten, hotelkosten of maaltijdkosten voeg je een factuurregel toe. Vul bij het aantal altijd 1 in, en zet het totaalbedrag bij de prijs. Zo voorkom je verwarring op de factuur.
Facturatie met verschillende uurtarieven
Als je werkt met toeslaguren, gelden de volgende zones:
Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.
Zone
Tijdvak
Tarief
100%
07:30 - 16:00
Normaal uurtarief
130%
Voor 07:30 en na 16:00
Toeslag van 30%
De toeslaguren moet je handmatig berekenen. Het systeem berekent niet automatisch hoeveel uren binnen en buiten de 100%-zone vallen. Tel de uren buiten de reguliere zone en voeg deze als aparte factuurregel toe met het 130%-tarief.
Factuur bijlage toevoegen
Onderaan de conceptfactuur vind je de optie om een bijlage toe te voegen. Dit is handig als je bijvoorbeeld een foto van schade, een werkbon of een specificatie wilt meesturen met de factuur.
Stap 4 - Factuur versturen
Let op: De knop heet "Factuur versturen", maar de actie die hij uitvoert is eigenlijk "Factuur opmaken". De naam is verwarrend: na het klikken wordt de factuur eerst opgemaakt als concept. Je kunt de factuur daarna nog controleren voordat deze daadwerkelijk wordt verzonden.
Klik op Factuur versturen.
Het systeem: - Genereert de factuur-PDF - Stuurt de factuur per e-mail naar de klant - Stuurt de factuur naar je boekhoudpakket (als de koppeling is ingesteld)
Controleer de factuur in je inbox
Als je de factuur naar je eigen e-mail hebt gestuurd (bij testen), controleer:
Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.
Wat
Check
E-mail ontvangen?
Ja/Nee
Factuur-PDF
Klopt de layout? Logo, kleuren, tekst?
Bedragen
Kloppen de bedragen op de factuur?
BTW
Staat de BTW correct vermeld?
Betaalknop
Is er een Mollie iDeal-knop? (als je Mollie hebt)
Voettekst
Staan je KvK, BTW-nummer en IBAN correct?
Tip: Als je Mollie hebt geactiveerd, bevat de factuur-e-mail een iDeal-betaalknop. De klant kan direct betalen vanuit de e-mail. Gemiddelde betaaltijd gaat van 16 dagen naar 1,2 dagen met iDeal.
Verwacht resultaat: de factuur is verstuurd, verschijnt in het dossier, en is (als je de boekhoudkoppeling hebt ingesteld) doorgestuurd naar je boekhoudsoftware.
Stap 5 - Betaling controleren (Mollie)
Als je Mollie hebt geactiveerd, kan de klant direct betalen via iDeal.
De klant: 1. Opent de factuur-e-mail 2. Klikt op de iDeal-betaalknop 3. Kiest de bank 4. Voert de betaling uit
Na de betaling
Ga naar het dossier in Bas. Controleer:
Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.
Wat
Check
Betaalstatus
Is de factuur gemarkeerd als "Betaald"?
Boekhoudpakket
Is de betaling doorgekomen in je boekhoudsoftware? (als je een koppeling hebt)
Stap 6 - Dossier afronden
Een dossier is afgerond als:
-
De verhuizing is uitgevoerd
-
De factuur is verstuurd en betaald
-
Alle taken zijn afgevinkt
-
Er geen openstaande schademeldingen zijn
De verhuizing is uitgevoerd
De factuur is verstuurd en betaald
Alle taken zijn afgevinkt
Er geen openstaande schademeldingen zijn
Zet het dossier op Afgerond en controleer of alles klopt.
Verwacht resultaat: het dossier staat op Afgerond en is niet meer zichtbaar in je actieve werklijst.
Veelgemaakte fouten
Tabellen kunnen niet rechtstreeks worden geïmporteerd. Voeg een afbeelding in van je tabel, die hier gevonden kan worden.
Fout
Gevolg
Hoe te voorkomen
Dossierstatus niet op "Afhandelen" gezet
Facturatieflow werkt niet correct
Zet de status altijd eerst op "Afhandelen" voordat je gaat factureren
Factuurregels niet controleren
Verkeerde BTW, verkeerde bedragen naar de klant
Controleer altijd de conceptfactuur voor het versturen
Omzetgroep mist
Factuur kan niet naar boekhouding
Voeg omzetgroepen toe aan je pakket
Vervaldatum te lang
Latere betaling
Stel vervaldatum in op 14 dagen
Mollie testmodus vergeten uit te zetten
Alles wordt "betaald" maar er komt geen geld binnen
Check de testmodus-instelling voor je live gaat
Factuur niet in boekhoudpakket
Handmatig nawerk
Controleer je boekhoudkoppeling
Bekende bug: "Factuur versturen" knop geblokkeerd
Als je een factuur hebt verwijderd die was aangemaakt met een verkeerd pakket, kan de knop "Factuur versturen" geblokkeerd raken. De workaround: switch het pakket heen en terug. Ga naar de dossierinstellingen, wijzig het pakket naar een ander pakket, sla op, en wijzig het vervolgens terug naar het juiste pakket. Hierna is de knop weer beschikbaar.
Boekhoudkoppeling controleren
Als je een boekhoudkoppeling hebt (Exact, Twinfield, Yuki, enzovoorts), controleer na de eerste factuur:
-
Is de factuur aangekomen in je boekhoudpakket?
-
Staat de factuur op de juiste grootboekrekening?
-
Is de BTW correct verwerkt?
-
Is de omzetgroep correct gekoppeld?
Is de factuur aangekomen in je boekhoudpakket?
Staat de factuur op de juiste grootboekrekening?
Is de BTW correct verwerkt?
Is de omzetgroep correct gekoppeld?
Dit is het moment om het te ontdekken, niet na je honderdste factuur.
Tips
-
Controleer altijd de conceptfactuur. Voordat je verstuurt.
-
Factureer altijd vanuit het dossier. Nooit via het financiele overzicht.
-
Activeer Mollie iDeal. Gemiddelde betaaltijd daalt van 16 dagen naar 1,2 dagen.
-
Controleer de boekhoudkoppeling. Na je eerste factuur.
-
Gebruik het filter "mist nog een factuur". Dit filter toont alle dossiers die uitgevoerd zijn maar nog geen factuur hebben. Gebruik dit om 100% factuurbaarheid te bereiken en te voorkomen dat je dossiers over het hoofd ziet.
Controleer altijd de conceptfactuur. Voordat je verstuurt.
Factureer altijd vanuit het dossier. Nooit via het financiele overzicht.
Activeer Mollie iDeal. Gemiddelde betaaltijd daalt van 16 dagen naar 1,2 dagen.
Controleer de boekhoudkoppeling. Na je eerste factuur.
Gebruik het filter "mist nog een factuur". Dit filter toont alle dossiers die uitgevoerd zijn maar nog geen factuur hebben. Gebruik dit om 100% factuurbaarheid te bereiken en te voorkomen dat je dossiers over het hoofd ziet.
Let op
-
Omzetgroep mist. Factuur kan niet naar boekhouding. Voeg omzetgroepen toe aan je pakket.
-
Mollie testmodus. Zorg dat deze uit staat voor livegang.
-
Boekhoudkoppeling. Controleer of facturen correct worden geboekt.
-
Vervaldatum te lang. 14 dagen is de standaard voor particulier.
Omzetgroep mist. Factuur kan niet naar boekhouding. Voeg omzetgroepen toe aan je pakket.
Mollie testmodus. Zorg dat deze uit staat voor livegang.
Boekhoudkoppeling. Controleer of facturen correct worden geboekt.
Vervaldatum te lang. 14 dagen is de standaard voor particulier.